De la programmation

• Analyser les plans de passation de marché afin de répertorier toutes les acquisitions de biens, travaux et services nécessitant un appel d’offre et élaborer un planning de dates de préparation et d’approbation des appels d’offres, des consultations, d’évaluation des offres, d’approbation des propositions, d’attribution des marchés, de signature et de notification des marchés ;
• Veiller au respect des dispositions relatives aux acquisitions prévues dans l’Accord de financement des différents projets ;
• Tenir un répertoire d’entreprises et consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts ;
• De la préparation des documents d’appels d’offres ;
• Finaliser avec les équipes techniques (ou experts désignés à cet effet) les caractéristiques ou spécifications techniques des biens et travaux ainsi que les termes de référence pour la sélection des consultants ;
• Elaborer les dossiers d’appels d’offres et les demandes de propositions des acquisitions ou prestations prévues au Plan de Passation des marchés approuvé, suivant les modèles appropriés en vigueur, et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations requises.

De la passation des marchés

• Préparer et faire publier les avis d’appel d’offres, avis à manifestation d’intérêts et avis de publication de résultats ou d’attribution de contrats conformément aux procédures en vigueur ;
• Veiller à une large diffusion de ces avis en les faisant publier, si nécessaire dans des revues spécialisées, dans les journaux locaux de grande diffusion, les sites internet, etc. ;
• Veiller à l’inscription à l’ordre du jour du comité d’approvisionnement, les étapes du processus d’évaluation de la passation des marchés (ouverture des plis, évaluation des offres, visite de diligence et attribution des marchés) ;
• Assister à toutes les séances d’ouverture et d’évaluation des offres ainsi qu’à toutes les séances d’attribution des marchés ;
• Veiller à la confidentialité des rapports d’évaluation des offres, et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres du comité d’approvisionnement avant de requérir l’avis de non-objection éventuel avec le département de qualité assurance (QA) du siège à New York et des bailleurs si nécessaire ;
• Préparer les projets de contrat et veiller à ce qu’ils soient validés et signés conformément aux dispositions pertinentes du manuel des procédures ;
• S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission dans les délais requis à cet effet ;
• Signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus notamment les cas de fraude et corruption, de trafics d’influence, de conflits d’intérêts ou de délits d’initié.

De l’exécution des marchés

• Veiller à ce que les fournisseurs perçoivent les avances de démarrage et autres paiements dans les délais, suivant les modalités de paiement inscrites dans le contrat ;
• Veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que la supervision de l’exécution des marchés soit faite suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;
• Organiser les comités de réception des biens, travaux et services de consultants, et s’assurer que ces biens, travaux et services sont conformes aux spécifications des marchés ou aux termes de référence des contrats ;
• Prendre les mesures nécessaires pour que les biens soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés ;
• Mettre en place un plan de suivi des contrats obtenus via le processus d’appel d’offre ;
• Travailler pour lever les réserves en lien avec les exécutions des marchés et dans les délais prévus dans les contrats ;
• Communiquer au management sur la situation d’exécution des marchés.
• De la tenue de l’archivage
• Organiser et tenir à jour l’archivage physique et électronique des dossiers de passation des marchés ;
• Préparer les documents nécessaires pour les missions d’audit et de revue à posteriori ;

Du rôle d’assistance et de conseils ;

• Conseiller et assister le Coordonnateur supply chain ainsi que les autres membres de l’équipe sur toutes les questions liées aux procédures d’acquisition des biens, services et travaux ;
• Conseiller utilement le comité d’approvisionnement d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’attribution des marchés sur les règles et procédures d’acquisition d’IRC et des bailleurs ;
• Exécuter toutes autres tâches en rapport avec la passation des marchés pour l’atteinte des objectifs.

Autres

• Participer aux réunions de coordination de l’équipe projet et celles du district sanitaire ;
• Respecter les principes de confidentialité ;
• Remonter à son superviseur toutes informations pertinentes.

• Être titulaire au moins d’un diplôme de niveau (BAC+4) ou d’un diplôme équivalent en ingénierie, acquisition, droit, gestion, commerce, logistique ou domaine connexe ;
• Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience professionnelle pertinente en passation des marchés dont au moins trois (03) années d’expérience avec une ONG ;
• Excellence connaissance des techniques de passation des marchés en général et des règles de procédures de passation de marchés des ONG internationales ;
• Avoir une connaissance de la réglementation du pays en matière de passation de marchés publics ;
• Être apte à utiliser les applications standards de Microsoft Office ;
• Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (parlé et écrit). La connaissance de l’anglais sera un atout ;
• Avoir une bonne capacité d’analyse, de rédaction et de synthèse .