Sous l’autorité du Directeur du Bureau régional multisectoriel pour l’Afrique centrale à Yaoundé, l’encadrement du Coordonnateur de l’Antenne de l’UNESCO à N’Djamena et la supervision directe de l’Administrateur du Bureau de Yaoundé, le (la) Procurement Officer sera responsable de la définition de la politique du Bureau en matière d’achat et d’approvisionnement selon les domaines (produits, services, prestations, services généraux…) dont il assurera le bon déroulement. A cet effet, Il(elle) sera chargé(e) de :

• Collecter les informations pertinentes et actualisées pour l’élaboration des contrats d’achat pour le compte du Bureau ainsi que pour l’évaluation des offres, la gestion des contrats, des offres et des fournisseurs dans le respect des obligations contractuelles, des considérations légales, des normes et procédures de l’Organisation ;
• Préparer les cahiers de charge, des demandes de cotations, des invitations à soumissionner à l’évaluation des offres, aux négociations avec les fournisseurs et au montage des dossiers à soumettre à l’Administrateur le cas échéant ;
• Exécuter la mise en œuvre des stratégies d’achats, y compris le développement ou l’application de logiciels d’achat en ligne (e-procurement), en mettant l’accent sur les outils de gestion, la mise à jour des bases de données contenant entre autres la liste actualisée des fournisseurs et l’évaluation de la performance de ces derniers ; inscrire les nouveaux fournisseurs dans le système et maintenir l’exactitude des données concernant les fournisseurs existants ;
• Analyser et gérer des demandes, en consultation avec les Chargés de Programme pour assurer la clarté et l’exactitude des données entrées dans le système financier de l’Organisation, les caractéristiques, la qualité des produits, les conditions et date de livraison ;
• Assurer le traitement et l’édition des bons de commande ; dans la revue et le traitement des factures en liaison avec le staff du Programme ou des Opérations et/ou le fournisseur impliqué, pour résoudre tout problème éventuel ;
• Assurer le suivi de toute question liée aux achats et y apporter des réponses (questions soulevées par le siège, tout partenaire ou fournisseur, etc. directement impliqués ou non);
• Suivre, en étroite collaboration avec l’Administrateur, la capacité des fournisseurs à livrer à temps et dans la limite acceptable au plan de mise en œuvre ; Assurer dans la recherche de nouveaux fournisseurs et produits le cas échéant ; Effectuer l’élaboration et l’application des stratégies d’économie et de réduction de coût ;
• Organiser des services de logistiques, de gestion, des expéditions, d’exonérations d’impôts, de l’assurance du bâtiment, de l’entretien et de l’assurance des véhicules, de la gestion du carburant, du carnet de bord, de la location de véhicules et d’enregistrement pour toutes activités et programmes du Bureau ;

Exécuter toute autre tâche relevant de ses compétences en vue d’atteindre les objectifs du Bureau régional.

Responsabilité (F)

Communication (F)

Innovation (F)

Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)

Planification et organisation (F)

Culture du résultat (F)

Travail en équipe (F)

Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education

•   Diplôme universitaire (MASTER) en Business, Gestion ou Administration publique.

Expérience Professionnelle

•   Minimum cinq (5) ans d’expérience pertinente dans les domaines de l’administration, de la Gestion, de la finance ou de la comptabilité, avec une évolution constante dans la carrière et des responsabilités administratives, dans le domaine des achats, de la logistique ou expérience similaire.

Savoir-faire et compétences

• Très bonne connaissance d’un des système d’ERP (SAP, Oracle …) ;
• Être familier avec les logiciels courants de bureau (Word,Excel, PowerPoint, Outlook, etc) ;
• Aptitude à prendre des initiatives pour s’acquitter des tâches qui lui sont assignées; devra être capable d’identifier des solutions alternatives dans le contexte des directives et procédures internes, utiliser les procédures appropriées et prendre les décisions appropriées. L’exactitude de l’information administrative, budgétaire, financière et des ressources humaines est essentielle ;
• Aptitude à travailler de manière autonome, à formuler des opinions, à tirer des conclusions et à donner des conseils et des orientations ;
• Aptitudes d’établir des priorités et de planifier, coordonner et suivre son propre plan de travail ;
• Aptitude à proposer de nouvelles manières d’atteindre les objectifs de travail; développer de manière proactive des solutions efficaces aux problèmes dans son propre domaine d’expertise ;
• Bonnes compétences interpersonnelles; aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec sensibilité et respect de la diversité ;

• Aptitude à écrire de manière claire et concise et à communiquer avec efficacité ;
• Volonté de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine de l’administration, du budget, des finances et des ressources humaines ;
• Aptitude à assumer la responsabilité de sa propre performance; reconnaître le potentiel de dilemmes éthiques et demander conseil pour les résoudre; respecter et travailler de manière productive avec tous les individus, indépendamment de leur sexe, de leur origine nationale et culturelle; agir conformément aux procédures et aux politiques établies ;
• Expérience pratique dans les environnements financiers des Nations Unies ou des ONG; connaissance intermédiaire des logiciels financiers ;
• Aptitude à assumer la responsabilité de sa propre performance; reconnaître le potentiel de dilemmes éthiques et demander conseil pour les résoudre; respecter et travailler de manière productive avec tous les individus, indépendamment de leur sexe, de leur origine nationale et culturelle, agir conformément aux procédures et aux politiques établies ;
• Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression.

Langues

•   Excellente maîtrise du français et/ou de l’anglais et une bonne connaissance de l’autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Expérience Professionnelle

• Une expérience acquise au niveau international.
• Expérience antérieure au sein du système des Nations Unies et particulièrement au sein de l’UNESCO serait un atout ;
• Expérience pratique dans les environnements financiers des Nations Unies ou des ONG.

Savoir-faire et compétences

•   Compétences informatiques avancées, notamment pour l’utilisation des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
•   Connaissance intermédiaire des logiciels financiers (ERP).
•   Bonne connaissance des règles et procédures de l’Organisation ;
•   Connaissance des instruments normatifs et des programmes de l’UNESCO ;
•   Excellentes capacités d’écoute et d’encadrement ;
•   Bonne connaissance de SAP serait un atout.

Langues

Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (Arabe, chinois, espagnol, russe) serait un atout.