Secteur : Activités associatives

ACTED intervient au Tchad depuis 2004, avec une base de coordination nationale à N’Djamena, et trois bases programmes à Oum Hadjer, Ngouri et Baga Sola. Les équipes ont développé une réponse globale aux besoins multisectoriels d’une population affectées aussi bien par des problématiques structurelles que des chocs conjoncturels. Afin de répondre aux différents enjeux, ACTED met en œuvre des programmes de réponse aux urgences humanitaires, de lutte contre l’insécurité alimentaire, d’amélioration de l’accès aux infrastructures en eau, hygiène et assainissement, couplés à des interventions en appui au renforcement de la gouvernance locale, et d’insertion économique durable.

Rôle et responsabilités principales :

1. Comptabilité et gestion de la trésorerie :

• Gestion de la Comptabilité-superviser le cycle comptable pour la mission ;
• Inscrire dans les délais et avec des données précises les entrées dans le livre de caisse, le compte banquaire en suivant SAGA et les descriptions standards définies dans le manuel de procédures financières globales d’ACTED ;
• Vérifier et coordonner la compilation mensuelle des comptes de chaque zone ;
• Superviser le cash et l’équilibre financier en vérifiant les procédures lors de la clôture des comptes mensuels ;
• Communiquer les comptes à un rythme mensuel au siège, en respectant les procédures et les délais SAGA en ligne avec l’agenda de comptabilité mensuel comme pour les procédures finances d’ACTED ;
• Gérer la présentation, la circulation le remplissage des bons de commande et l’archivage des documents comptables et financiers en conformité avec les procédures FLAT et finances (maintenir un suivi du remplissage à jour : A8.01_Red Cell Game) ; Vérifier sur une base aléatoire, la qualité et la conformité des documents en provenance des zones quand ils sont centralisés ;
• Superviser les clôtures comptables semestrielles et annuelles à la fois sous les aspects de comptabilité générale et analytique ( V1 et V2).

Gestion de la trésorerie –assurer un contrôle et une gestion fluide de la trésorerie :

• Garantir des procédures justifiées de choix des banques, ouvrir/clôturer les comptes bancaires sous l’autorité du CEO ;
• Superviser la gestion des comptes bancaires : contrôler, suivre et s’assurer que les flux sont correctement retranscrits (avances, transferts etc…) vérifier les soldes et les justificatifs, les visas autorisés; Faire remonter au siège via les outils de reporting A1_PRATIC ;
• Superviser la gestion de l’épargne et des espèces : montant disponible, les soldes, instructions de sécurité ;
• Evaluer les besoins mensuels de trésorerie pour les projets et les zones, remplir et partager le formulaire A4.01_Cash Request le quinzième jour de chaque mois ;
• Gérer les transferts d’argent, les apports de cash aux zones et les montants en circulation, tout en définissant les procédures de paiement (virements bancaires, chèques, espèces etc…) ;
• S’assurer que les bailleurs sont facturés à temps et le faire remonter via l’outil A4.04_ATROCE, en conformité avec les bonnes pratiques décrites dans le plan MIAHOU.

2. Engagement des dépenses, contrôle du budget, & gestion financière :

• Engagement des dépenses –garantie de la disponibilité du budget et de la conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs avant les ordres de paiement ;
• Recueillir les visas des membres du staff autorisés, mettre en place les plafonds d’engagement en monnaies locales, définir les méthodes et les échéances de paiement ;
• Avant d’engager/de payer une dépense vérifier les niveaux d’autorisation, la disponibilité du budget, la ligne budgétaire sur laquelle la dépense doit être faite, en s’assurant de la complète conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs ;
• En étroite coordination avec le responsable logistique pays (CLM) ou son équivalent, négocier les termes des contrats notamment le calendrier des paiements & les obligations fiscales ; s’assurer que les procédures d’achat sont respectées, ; suivre les engagements et les paiements via l’outil A7.02_Contract Follow-Up (CFU) ; s’assurer du contrôle des points financiers, de la conformité, du budget durant les réunions du comité d’achats ; vérifier la cohérence entre les bons de commande, les offres/commandes, les ordres d’achat, les documents d’appels d’offre, les documents de passation des marchés, les contrats, les factures, les reçus, les attestations de service faits ; vérifier la légitimité du receveur à encaisser le paiement ;
• En étroite coordination avec l’équipe Administration, s’assurer que les contrats du staff sont en ligne avec la grille des salaires standards d’ACTED, de la disponibilité des budgets, et des réglementations ; proposer des révisions salariales en se fondant sur du benchmarking, la législation du pays et la contrainte budgétaire ; vérifier et valider la paye chaque 25 du mois ;
• Vérifier l’exactitude et la conformité des documents comptables des partenaires avant paiement.

Suivi du budget du projet, contrôle des coûts de la mission, audits internes et externes-anticiper et atténuer les risques financiers en s’assurant que les opérations sont conduites de façon conforme et efficiente :

• Piloter le suivi du budget (A7.01) et le processus de consolidation via les Allocation Tables (A5) ;
• Analyser et faire remonter les écarts entre les budgets planifiés et l’actualité des dépenses ; se conformer à la règle de flexibilité ;
• Anticiper les risques financiers, présenter les budgets à jour et les propositions d’atténuation des risques durant les réunions FLAT ;
• Analyser et faire remonter mensuellement les coûts de fonctionnement, de la flotte et de communication de chaque zone ;
• Prévenir et faire remonter tout préjudice financier ou opérationnel (A6.01ACT follow-up) ;
• Soumettre au siège toutes les annexes des outils de reporting financier interne (TITANIC) le 15 de chaque mois ;
• Suivre les formulaires de fin d’activité pour le staff international et s’assurer qu’ils sont envoyés au siège une fois validés ;
• Prendre le pilotage de la préparation de l’audit externe en soutien aux équipes conformité pays si elles existent ; participer aux réunions d’ouverture et de clôtures, contribuer aux réponses aux rapports d’audit, aux plans de mise en œuvre des recommandations.

3. Gestion du cycle financier du projet :

• Elaborer les budgets des projets et les rapports –s’assurer de la faisabilité financière des projets, en respectant les règles d’ACTED et des bailleurs, ainsi que les délais ;
• Recueillir les informations des départements compétents pour consolider les budgets des propositions de projets en accord avec les besoins du projet/de la mission et les contraintes des bailleurs ; proposer un programme adapté et soutenir des budgets de mission incluant des plans d’investissement en lien étroit avec la coordination pays ;
• Vérifier et négocier les termes des contrats de subvention avant signature (calendrier de paiement et de reporting financier, utilisation des systèmes de gestion centrale de trésorerie du siège etc…) ;
• Planifier, consolider, ébaucher & vérifier de façon transversale avec le département de développement de projet les rapports financiers lorsque demandés (ad’hoc, mi parcours, et finaux), en respectant les délais contractuels et les règles de flexibilité, éligibilité, périodes de liquidation etc…;
• Suivre les paiements des bailleurs et la clôture des projets financiers (liquidation contractuelle).

4. Management d’équipes et autres tâches :

• Mettre à jour l’organigramme et les termes de référence des dépatements finance et administration (si faisable) en accord avec le développement de la mission ;
• Superviser l’équipe, planifier et mener les recrutements du staff finance, mener les évaluations, suivre la gestion des carrières, repérer le staff à potentiel et contribuer à la politique interne de mobilité d’ACTED ; assurer la formation et la montée en compétences des membres de l’équipe finance d’ACTED et des partenaires en sorte d’élever le niveau des capacités techniques et des compétences ;
• Promouvoir activement des articulations fortes & structurées avec toutes les équipes (notamment logistique et PDD) ; représenter ACTED au sein d’un travail financier et administratif en réseau au niveau pays ;
• Améliorer la circulation de l’information au sein du département et avec les autres départements ;
• Planifier des missions de contrôles sur le terrain ;
• Réaliser toute autre activité demandée par le manager immédiat.

• Msc en Management, business ;
• Expérience en finance / comptabilité ;
• Capacité à prendre des responsabilités et à gérer le stress ;
• Excellent qualités de communication, inclus d’excellentes qualités rédactionnelles en français.

Objectifs, tâches et supervision de la consultance :

L’objectif de la consultance est de poursuivre la recherche initiée en Octobre 2020 à savoir sur l’utilisation d’une caméra infrarouge sur un champ de mine. Les résultats obtenus au cours de la phase I du projet ont permis de démontrer la valeur ajoutée de l’utilisation de la caméra thermique pour localiser la position de mines enfouies. En effet, les images récoltées ont permis de montrer la position d’éléments enfouies grâce aux différences de températures avec la surface du sol, une première mondiale dans ce secteur humanitaire.

La première phase a non seulement prouvé la faisabilité de la technique, mais aussi poussé la recherche opérationnelle avec l’étude de plusieurs facteurs influençant la localisation des mines : saison, moment de la journée, température, présence de nuages, influence du vent…

La phase II du projet prévoit une nouvelle mission dans le Nord du Tchad, dans la zone où se sont tenues les premières expérimentations. Il s’agira d’effectuer une collecte de données thermiques permettant de compléter les résultats de la phase I.

L’objectif principal sera de déterminer avec précision la profondeur d’enfouissement des mines repérées par la caméra. Pour cela, le (la) consultant(e) sera accompagné(e) d’une équipe de déminage chargée de retirer l’élément et d’en vérifier la profondeur. Le but étant d’identifier les limites opérationnelles de la caméra infrarouge. Le second objectif est d’étudier et documenter l’utilisation d’un tel capteur lors d’un scénario réel de dépollution ou d’enquête technique.

En amont de la mission au Tchad, il est prévu que le (la) consultant(e) collabore à distance avec John Fardoulis de Mobility Robotics pour assurer le transfert des connaissances. En effet, le partenaire australien sera chargé de soutenir à distance le télépilote dans le montage de la recherche. En d’autres termes, Mobility Robotics assurera le briefing du consultant sur les points importants tels que : la méthodologie de recherche, les résultats attendus de la recherche, le matériel utilisé ainsi que tout autre élément permettant la bonne exécution de la mission.

Plus spécifiquement, cette consultance vise à :

• Déterminer la profondeur d’enfouissement des anomalies repérées ;
• Enrichir les données obtenues lors de la phase I relatives aux fenêtres opérationnelles ;
• Confirmer ou infirmer les conclusions tirées lors de la dernière mission de recherche ;
• Déterminer les conditions d’utilisation du capteur pendant le déroulement des activités d’enquête technique ou de dépollution.

Le (la) consultant(e) travaillera sous la supervision directe du chef de Projet Odyssée 2025. Au niveau technique, il (elle) travaillera en étroite collaboration avec le Coordinateur de projet.

Le (la) consultant(e) veillera à prendre en compte et intégrer les recommandations du partenaire de projet Mobility Robotics.

Calendrier de prestation :

• La durée totale de la prestation est estimée à 45 jours (jours à déterminer) ;
• Début estimée du contrat : Le contrat prendra effet au 10/02/2021 ;
• Une première période de travail à distance est prévue pour le (la) consultant(e) ;
• La date de départ pour le Tchad est estimée au 20/02/2021 Pour une durée estimée de 35 jours.

Méthodologie :

Au début du contrat, HI transmettra les informations disponibles au consultant (documents de projet, rapports, articles…). Ces données seront fournies sous forme de fichier Word, Excel, PDF…. Sur cette base, le (la) consultant(e) aura une meilleure compréhension du projet PRODECO/Odyssée2025.

La consultance se déroulera sur 45 jours répartis ainsi (entre février et mars 2021) : 

Du 10/02/2021 au  19/02/2021 : travail de préparation à distance (à domicile) :

Préparation administrative (VISA) et santé (vaccins, tests covid etc…)

Jour  1 : Briefings (Chef de projet, coordinateur de projet, Directeur 3I ou Directeur RVA, Spécialiste RVA TCHAD) + documents de projet

Jour 2 à 6 : Briefing avec Mobility Robotics (contenu à définir par Mobility Robotics)

Jour 7 : préparation du matériel, planification et liste des besoins.

Du 20/02/2021 au 26/03/2021: Mission au Tchad

Jour 1 : vol ALLER

Jour 2 à 8 : confinement à N’Djamena (7jours) > briefing en visioconférence avec la coordination HI Tchad (Coordinatrice des opérations, Directrice Pays) et préparation du matériel (mise à jour logiciels etc…)

Jour 9 : Visite de courtoisie à l’autorité nationale de Déminage (HCND) et présentation aux partenaires PRODECO.

Jour 10 et 11 : Départ  pour Faya Largeau (1 seul jour si avion)

Jour 12 : Visite de courtoisie aux autorités locales (gouverneur du Borkou, Centre Régional de Déminage) et présentation à l’équipe HI (coordinateur terrain, équipe ENT)

Jour 13 – 17 : Préparation logistique de la mission et organisation avec le chef des opérations et le TFM qui accompagnera la mission (règles sécu, test stratégie chargement batteries, vols d’essais dans le désert etc.)

Jour 18 : Départ pour la zone dangereuse

Jour 19 – 26 : Mission opérationnelle

Jour 27 : Retour sur Faya Largeau

Jour 28 : Repos, debriefing et rangement du matériel

Jour 29 : Repos, debriefing et rangement du matériel

Jour 30 et 31 : Retour sur N’Djamena (1 seul jour si avion)

Jour 32 : Debriefing avec la coordination de HI (coordinatrice des opérations, Directrice Pays) + consolidation des résultats

Jour 33 : Atelier de présentation des premiers résultats au HCND et partenaires PRODECO + premier débriefing à distance avec le coordinateur projet et Mobility Robotics

Jour 34 : vol retour

+ 1 jour de contingence au cas de retards potentiels.

Du 29/03/2021 au 31/03/2021: Consolidation des résultats et analyses

3 JOURS

Le (la) consultant(e) maintiendra des échanges constants avec le chef de projet Odyssée 2025 et le coordinateur projet.

NB: Compte tenu de l’irrégularité des vols internes reliant N’Djamena à Faya Largeau, HI ne peut pas garantir avec certitude que le (la) consultant(e) voyagera par avion. En l’absence de vol, le consultant devra voyager par la route.

Livrables attendus :

Le (la) consultant(e) devra fournir un rapport de mission dans lequel les objectifs de la recherche seront rappelés et les résultats exposés.

Responsabilités liées au poste et conditions de travail :

Responsabilité 1 : Préparation de la mission de recherche opérationnelle :

Le (la) consultant(e) est chargé(e) d’organiser la méthodologie et le planning de la mission de recherche (en collaboration avec Mobility Robotics) :

• Comprendre et cerner les objectifs du projet PRODECO/Odyssée2025 grâce à la documentation fournie ;
• Comprendre les grands principes de l’action contre les mines et les avantages de l’utilisation des drones dans ce domaine ;
• Préparer la liste du matériel nécessaire pour la mission (drones, nombre de batteries, chargeurs, caméra, ordinateur de photogrammétrie etc…) ;
• Prévoir différents scénarios en prenant compte les aléas déjà rencontrés par le précédent télépilote (conditions météo différentes de celles prévues, potentiel retard dans la mission…) ;
• Etablir un plan de travail détaillé pour chaque jour de la mission. Le plan de travail doit intégrer et responsabiliser le personnel support de la mission (exemple pour le plan de recharge de batterie) ;
• Sélection des zones d’intérêts sur le champ de mine ;
• Préparation du matériel technique à la base de Faya Largeau, s’assurer que l’ensemble de l’équipement est en bon état et chargé dans le véhicule ;
• Les mises à jour des logiciels sont effectuées en amont du départ en mission.

Responsabilité 2 : Mise en œuvre de la mission opérationnelle sur le champ de mine

Après avoir établi un plan de travail et pris connaissance de la zone, le (la) télépilote sera chargé(e) de survoler la zone à l’aide du drone pour identifier la présence d’anomalies. En coordination avec le conseiller technique, le (la) télépilote déterminera les emplacements pour le déminage de la zone :

• Respecter les règles de sécurité liées à l’utilisation des drones et celles liées à l’action contre les mines ;
• Au cours de la mission sur le champ de mine, le (la) consultant(e) sera sous la responsabilité du conseiller technique en charge de la mission. Une bonne coordination entre les deux parties sera nécessaire ;
• Organiser des points réguliers avec le conseiller technique sur la position des anomalies afin d’organiser le déminage de la zone ;
• Mise en place et installation du matériel sur le site ;
• Prise de connaissance du site à l’aide du conseiller technique ;
• Adapter si nécessaire le plan de travail en fonction des besoins observés sur le terrain ;
• S’assurer que l’ensemble du matériel technique est chargé dans le véhicule avant le retour à la base.

Responsabilité 3: Traiter et analyser les données et capitalisation :

Au terme de la collecte de données, le (la) télépilote devra traiter les données et les transmettre au partenaire Mobility Robotics et HI pour interprétation et comparaison. Les deux spécialistes des drones pourront échanger et analyser les données et tirer des conclusions :

• Traiter les données collectées par les drones ;
• Proposer à Mobility Robotics et l’équipe projet une première analyse des résultats via un support pour débriefing ;
• Collaborer avec Mobility Robotics pour interpréter les résultats de manière plus poussée (si nécessaire) ;
• Rédiger un rapport de mission permettant de capitaliser les résultats.

Les conditions de travail au Tchad, plus spécifiquement dans le Nord du Tchad sont particulièrement difficiles. Le ou la Consultant(e) doit se préparer mentalement à travailler dans un cadre difficile et à faire face à de nombreux aléas (voyage par la route, campement dans le désert, connexion internet limitée voire interrompue, coupures de courant, douche commune etc…)

Répartition des rôles et responsabilités

Commanditaire : Humanité & Inclusion (HI)

• Sélectionne et recrute le/la télépilote ;
• Organise les réunions de briefing et débriefing avec le personnel nécessaire ;
• Met à la disposition du consultant la documentation et les informations nécessaires pour la production des supports attendus et l’organisation de la mission ;
• Met en contact le télépilote avec Mobility Robotics ;
• Propose un calendrier et organise l’ensemble des aspects logistiques de la mission (transport, hébergement, billet d’avion…) ;
• Est responsable des démarches administratives (demande de visa, autorisations aux Tchad) ;
• Met à disposition le matériel nécessaire pour mener la recherche.

Le matériel à disposition inclut (la liste complète est disponible sur demande) :

• 1 DJI Matrice 210 RTK 2 inc. 8 Batteries TB55 ;
• 1 Zenmuse Z30 ;
• 1 Zenmuse X4S ;
• Drones pour photogrammétrie (Mavic 2 Zoom, Phantom 4, Mavic Enterprise + Accessoires) ;
• Ordinateur avec logiciel GIS et Photogrammétrie (Metashape) ;
• Dirige les principales phases de la consultation ;
• Vérifie la conformité des livrables aux normes de qualité requises.

Le/la télépilote : Consultant(e) international(e) : 

• Définit la méthodologie et le planning détaillé de la mission opérationnelle en tenant compte des circonstances météorologiques et des exigences de la recherche, en lien avec Mobility Robotics ;
• Peut éventuellement fournir le matériel qu’il juge nécessaire au bon déroulé de la mission ;
• Fournit un rapport de mission ;
• Planifie ses rendez-vous médicaux nécessaires avant de partir en mission (vaccins, test Covid si nécessaire etc…).

Principes et Ethiques :

Cette activité doit être effectuée dans le respect des considérations suivantes :

Incidents :

Si des problèmes surviennent pendant le travail de terrain, ou à tout autre stade de la consultation, ils doivent être immédiatement signalés à Humanité & Inclusion en sa qualité de maitre d’ouvrage. Si cela n’est pas fait, l’existence de tels problèmes ne peut en aucun cas être utilisée pour justifier l’impossibilité d’obtenir les résultats prévus dans ces termes de référence.

Propriété intellectuelle :

• Le/la télépilote cède tous les droits d’utilisation des produits remis au commanditaire (Humanité & Inclusion) qui en sera le propriétaire exclusif ;
• Dans l’utilisation des vidéos et autres documents, le/la télépilote est tenu de respecter les droits de propriété intellectuelle des institutions et des communautés qui les ont produit.

• Avoir une accréditation télépilote d’une autorité reconnue ;
• Maîtriser les règles de sécurité relatives à l’utilisation des drones ;
• Maîtriser la collecte et l’interprétation de données infrarouge  ;
• Avoir une expérience dans l’utilisation d’un drone de type Matrice210 et d’une caméra Zenmuse XT2 Dual R ;
• Avoir une bonne maîtrise des vols en pilotage automatique et des logiciels de photogrammétrie serait un atout ;
• Avoir cumulé au moins 60h de vol dont 20h avec un modèle de type Matrice 210 et dont 3h en vol de nuit ;
• Être à l’aise avec l’électronique ;
• La connaissance du domaine de l’action contre les mines serait un atout ;
• Une expérience professionnelle en contexte multiculturel à l’international serait un atout ;
• Une expérience dans un contexte difficile (conditions de travail difficiles, températures élevées, rythme de travail soutenu) serait un atout ;
• Être apte à travailler de nuit ;
• Avoir des qualités d’organisation, de polyvalence et un très bon sens relationnel et de communication ;
• Être capable de responsabiliser, donner des taches aux membres qui accompagnent la mission ;
• Être capable de gérer des situations stressantes et trouver des solutions face aux aléas de la mission ;
• Savoir s’organiser, planifier une journée de travail et préparer son matériel. Etre responsable de son matériel (en l’occurrence drones, caméra… : préparation, recharge, rangement etc…) ;
• Maîtriser la langue française (écrit/parlé) et l’anglais (écrit/parlé) ;
• Adhérer aux valeurs, aux politiques institutionnelles et au code de conduite de HI.
• Savoir être :
• Solution orienté ;
• À l’écoute ;
• Patient ;
• Pédagogue ;
• Résilient ;
• Flexible ;
• Autonome ;
• Faire preuve de diplomatie.

Offre technique comprenant :

• CV détaillé décrivant les expériences dans le domaine de la thermographie ;  ou copie du registre de la chambre du commerce et du Numéro d’identification fiscal et si applicable, preuve d’assujettissement à la TVA) ;d’indentésique et fiscale du soumissionnaire (copie carte ID (identité) phy
• Les diplômes en lien avec le poste ;
• Exemple de travaux précédents et 3 références si possibles ;
• Planning de réalisation.

Objectif et contexte :

L’Unité des Finances, en plus des autres fonctions critiques, est en charge de la gestion du processus de CBT en supervisant les opérations de décaissements des transferts bases sur le cash aux bénéficiaires. Cela requiert une équipe composée d’un staff dévoué aux Finances pour opérer cette tâche. Ainsi, le poste d’Associe aux Finances fait partie de cette mission.

Principales responsabilités :

1. Superviser l’Assistant aux Finances impliqué dans le support du Programme au sein de l’Unité Finance ;
2. Faire la revue des transactions de transferts basés sur le Cash (CBT-Cash Based Transfers) et Cash & Bons (Cash & Vouchers) à travers le processus du réseau d’échange : Les factures et les décaissements des fournisseurs, la revue et la soumission des demandes de paiements aux prestataires de services financiers (FSPs), le nettoyage des comptes des prestataires de services financiers, la revue des frais de services des prestataires financiers et assurer le rôle de point focal auprès de ces prestataires ;
3. Faire la revue et le suivi des avances octroyées aux Partenaires de mise en œuvre du Programme des transactions de transferts basés sur le Cash (CBT) ;
4. Préparer l’état de décaissement (Proposal) dans le système pour exécution et validation : Mettre à jour dans le système, les informations appropriées permettant l’exécution du décaissement, et s’assurer que les documents de support ainsi que les détails bancaires et l’adresse email des partenaires et prestataires sont à jour dans le système ;
5. Superviser les opérations relatives aux paiements et acquisitions du Programme GFD (IPSAS, Impayés, la fiche de suivi des Protocoles d’Accord avec les partenaires), faire le suivi des problèmes portes à l’attention de la hiérarchie en recommandant des solutions ;
6. Effectuer les transactions liées aux paiements de l’Unité Programme (IPSAS, impayés, fiche de suivi des Protocoles d’Accord avec les partenaires), faire le suivi des problèmes portes à l’attention de la hiérarchie en recommandant des solutions ; Nettoyer les suspens qui sont sous la responsabilité de l’Unité Programme ;

Autres responsabilités :

1. Faire le suivi dans la plateforme ITS, des factures relatives à l’achat des vivres du Programme, et assurer un suivi rigoureux en générant un rapport hebdomadaire des factures en instance ;
2. Faire le suivi dans la plateforme ITS, des factures relatives aux opérations de CBT et CVTN, et assurer un suivi rigoureux en générant un rapport hebdomadaire des factures en instance ;
3. Gérer des coupons : Réceptionner les carnets des coupons de la société d’impression, approuver les carnets, réceptionner les coupons retournes ou non utilises, mettre à jour et préparer le VRL pour faire la situation des coupons. Destruction trimestrielle des coupons retournes ou non utilises et expires, la zéro perte du CVTN est donc réalisé ;
4. Jouer le rôle du Point focal dans l’exercice annuel de vérification des comptes fournisseurs du CBT ;
5. Effectuer des visites de terrain pour appuyer l’implémentation du CBT ;
6. Donner un appui dans la préparation de la macro et micro-évaluation financière ;
7. Effectuer toute autre tâche jugée nécessaire par le superviseur.

Expérience : Avoir au minimum trois (03) années d’expérience progressive dans les domaines relatifs à l’Administration et aux Finances, de la comptabilité et de l’audit dans une opération régulière.

Connaissance et Compétences :

• Être apte à utiliser les équipements bureautiques et les logiciels/applications tels que Microsoft Word et Excel ;
• Avoir la connaissance de la routine et les méthodes de travail pour finaliser un processus avec moins de supervision ;
• Faire usage du tact et de la courtoisie pour donner et recevoir des informations à/de un large éventail d’individus ;
• Être capable d’identifier les écarts entres les informations et résoudre les problèmes qui requièrent de l’attention.

Langue : Avoir la maitrise du Français (oral et écrit) et la connaissance de l’Anglais est un atout.

Context :

The Ennedi Natural and Cultural Reserve is looking for a translator Gorane – Zaghawa – English to facilitate a five-month long anthropology survey, which is the first step of the One Health Project: the final recourse for the iconic crocodiles of the Guelta d’Archeï.

Balancing biodiversity conservation and community livelihoods is a major challenge for sustainable management of protected areas (PAs). The Ennedi Natural and Cultural Reserve, with more than 30,000 nomads relying on its natural resources, is a typical example of socio-ecological systems. The Management Unit is therefore looking for synergies between all departments – especially those dealing with biodiversity, conservation and community development – to encourage a revolution of human value towards a sustainable planet where people live in harmony with nature. This is the philosophy of the One Health Project: the final recourse for the iconic crocodiles of the Guelta d’Archeï, a crosscutting project bringing several core activities (veterinary counselling, environmental education, animal husbandry, land use and resource management) together, highlighting the shared fate that links man and nature.

The first phase of the One Health project is a research anthropology survey. The aim of this survey will be to engage communities in a participative approach to conservation development, and identify an effective resource management system that releases pressure on the threatened habitat and species. This type of participative engagement will help establish a sense of local ownership towards a sustainable management of the Guelta d’Archeï, and set, since the beginning, realistic expectations between the ENCR and local communities. Pastoral communities are egalitarian in their local governance therefore a thorough understanding of who is accessing the resources is paramount to enable the setup of a system that maintains equity among all. People well-being and crocodile conservation are inextricably linked, hence, efforts put towards the first will pay dividends to the latter.

Objectives :

Assist the English-speaking research anthropologist during the data-collection phase of the anthropology survey by accurately and faithfully translating conversations between the researcher and the community members involved in the survey. Provide neutral translations without any personal interpretation while giving sufficient information for the researcher to understand the context he/she is working in. Translations will sometimes go from Gorane and/or Zaghawa to English, and sometimes from English to Gorane/Zaghawa. Help the researcher navigate through the local culture and traditions and inspire trust and confidence among communities.

 Key responsibilities :

• Assist the researcher throughout the data-collection phase of the anthropology survey (casual conversations, interviews, meetings, etc) ;
• Translate conversations (Gorane – Zaghawa – English) ;
• Help the researcher understand the context she/he is working in and navigate through the local culture and traditions ;
• Spend long periods of times (several weeks) in the field, camping, according to the nomadic lifestyle.

Signs of success :

• The translator is able to easily translate all conversations from all directions ;
• The translator is able to work in the field, for long periods of time, adjusting to a traditional lifestyle ;
• The translator understands the principles of scientific methodology and provide neutral translations without personal interpretation ;
• Trust is established between the translator and the researcher; the pair work well as a team ;
• The research team (researcher + translator) engage positively with the communities, prompting good working sessions for the collection of reliable data ;
• The researcher is able to engage communities in a participative approach to conservation development.

Duration of the mission :   Five (05) months.

Duty Station : Fada, Ennedi-Ouest, with missions in the RNCE and everywhere according to the needs ordered by the hierarchy.

• Demonstrate excellent translating abilities from Gorane/Zaghawa to English and vice versa ;
• Good knowledge of the Ennedi Massif, local culture and traditional beliefs ;
• Showing interest in the project, beyond the expected duties of translating conversations ;
• Demonstrated self-starter, high levels of personal motivation and initiative ;
• Respect for the integrity of scientific methodology and data collection ;
• Open and transparent way of communicating ;
• Positive attitude ;
• Good team spirit ;
• Rigorous, on time and reliable ;
• Patient and available ;
• Good interpersonal skills ;
• Experience working in hot and isolated areas ;
• Ability and willingness to work in desert conditions ;
• A university degree in language would be a plus but not compulsory.

How to apply :
To apply please send your application file to the Ennedi Natural and Cultural Reserve’s Director,

The file shall contain: the motivation letter explaining your interest to the position, the names and contact details (e-mail, address, telephone number) of three referees, the updated CV, the copies of diplomas and/or copies of previous work certificates.

En 2017, le Ministère en charge de l’Environnement du Tchad et APN ont signé un Protocole d’Accord, pour une durée de 15 ans, ayant pour objet de « déléguer à African Parks Network (APN) l’appui à la création puis la gestion et le financement de la Réserve Naturelle et Culturelle de l’Ennedi).

Description de tâches :
Sous la responsabilité du chef de garage, l’aide mécanicien i) assiste toutes les tâches mécaniques de la RNCE, ii) en tant que conducteur poids lourd, il assiste le conducteur principal du camion de la RNCE lors des déplacements de celui-ci.

Ses principales tâches sont :
Si besoin, conduire en toute sécurité et en tenant compte des autres usagers (véhicules, personnes, animaux) et les conditions de la route (état de la piste, conduire plus lentement dans les villages etc.), à tout moment ;
Si besoin, prendre la responsabilité de décider quelles sont les routes aptes ou non passables pour le véhicule ;
Superviser le stockage des matériels dans le véhicule (par exemple des bagages, matériels, futs, etc.) en respectant les limites de charge ;
Signaler rapidement à son supérieur hiérarchique les fautes / problèmes mécaniques ;
Remplir correctement le cahier de bord du véhicule ;
Respecter le règlement intérieur et le code de conduite d’APN ;
Seconder dans toutes ses tâches le chef de garage ;
Seconder dans toutes ses tâches le conducteur du poids lourd RNCE ;
Seconder les conducteurs de la RNCE pour les tâches  pénibles.

Signes de succès :
Le chef de garage est secondé dans ses tâches journalières de mécanique ;
Tous les véhicules de la RNCE sont en état de fonctionnement en permanence ;
Le poids lourd de la RNCE est accompagné et arrive à bon port.

• Être titulaire du permis véhicule léger et poids lourds ;
• Avoir un permis en cours de validité (permis de poids lourd et Véhicule Léger) ;
• Avoir d’excellente connaissance mécanique moto, tous véhicules diesel ;
• Avoir une rigueur, le sens de la précision, la patience et la méthode ;
• Avoir une habileté manuelle et une rapidité d’exécution, couplées  d’un fort sens de l’observation ;
• Être ponctuel, courtois et aimable ;
• Être honnête, faire preuve d’initiative et promouvoir l’esprit d’équipe dans tous les aspects du travail ;
• Avoir une bonne condition physique, face à des conditions d’exercice parfois difficiles (positions inconfortables, manipulation et respiration de produits toxiques) ;
• Parler et écrire le Français ;
• Enfin, il doit être capable de vivre en collectivité dans un espace restreint, avoir le sens du travail en équipe.

Termes de référence :

Intitulé du poste : Coordinateur Logistique

Code : SR-31-1654

Pays : Tchad

Lieu d’affectation : Bagasola dans la province du Lac avec des missions régulières à Bol et des missions régulières sur N’djamena

Date de prise de fonction : 18/11/2020

Durée du contrat : 3 mois renouvelables

Sous la supervision de : Chef de Mission

Supervision directe de : 25 staff nationaux   

Personnes à charge : Non-family Duty Station /non-accompanied

Objectif général de la position :

Le/la coordinateur/trice Logistique est responsable de la logistique pour la mission INTERSOS au Tchad :

• Il/elle est le/la référant(e) de la Logistique des bases d’INTERSOS Tchad, à savoir N’Djamena, Bagasola, Bol et Liwa ;
• Il/elle fournit une supervision technique des logisticiens des bases et des sous bases, en collaboration avec les Chefs de bases/Projets ;
• Il/elle rapporte au Chef de Mission et assure l’application des politiques et procédures de la logistique, la gestion des approvisionnements et des stocks, la gestion du parc auto pour toute la mission ;
• Il/elle assure la supervision et le renforcement des capacités des logisticiens affectés dans les bases INTERSOS ;
• Il/elle participe activement aux discussions sur la conduite des projets, la définition des stratégies.

Principales responsabilités et tâches :

Dans le respect de conditions et règles indiquées par le bailleur et par INTERSOS, le coordinateur Logistique :

• Assurer la mise en place des procédures logistiques INTERSOS ;
• Assurer la gestion, la maintenance et le suivi des équipements: parc auto-moto et générateurs, parc informatique, parc des moyens de communication et autres ;
• Veiller au bon fonctionnement et à l’affectation pertinente de tous les moyens de communication : radio VHF, téléphones, Thuraya ;
• Effectuer des rapports logistiques mensuels: équipement, suivi et état des stocks, inventaires, suivi du parc auto-moto, etc
• Organiser, coordonner et superviser la réception des livraisons (par cargo ou par route) ;
• Superviser tous les achats locaux de biens (appel d’offre) et services ;
• Assurer la gestion et le suivi des stocks : stock mission, stock base, stock sécurité alimentaire, stock mécanique, stock nourriture, stock NFI, stock carburant, stock biens et consommables bureau etc….;
• Assurer le respect des bonnes pratiques de stockage et effectuer des contrôles qualité réguliers et efficaces (entretien, nettoyage, sécurité, fumigation, sampling, etc.) ;
• Garantir la mise en place des procédures de gestion des approvisionnements et des stocks et l’utilisation des formats standards INTERSOS ;
• Coordonner les approvisionnements et l’acheminent sur site de tout autre matériel et équipement nécessaire au bon fonctionnement des activités programmes ;
• Superviser l’équipe mécanique et assurer le suivi, la maintenance et les réparations du parc auto, moto, générateur ;
• Effectuer la mise en place d’un planning de maintenance et respect des procédures d’entretien et de gestion du parc auto; log book, fuel book, services, équipement, etc. ;
• Assurer le contrôle et le suivi des consommations des biens consumables ;
• Assurer la rédaction des rapports de consommation et le calcul des coûts du parc auto-moto ;
• Assurer la gestion et affectation des moyens de transport de la base ;
• Assurer la gestion des chauffeurs; sensibilisation permanente à la conduite de 4×4, sécurité des passagers et des biens, utilisation des radios, kits véhicules ;
• Assurer la gestion quotidienne de tous les aspects logistiques de la mission ;
• Garantir la mise en place et la supervision de l’entretien du bureau et de toutes les autres structures ainsi que la maintenance de toutes les installations ;
• Assurer la supervision des activités des chauffeurs, gardiens et personnel de maison (planning, briefing, consignes, équipement, etc.) ;
• Participer activement à la réalisation d’évaluations et à la conception de nouveaux projets afin de répondre aux besoins de la population touchée par la crise ;
• Effectuer d’autres tâches connexes tel que requis par le Chef de mission ;
• Il/elle contribue à la mise à jour et l’application des politiques de sécurité et annexes en collaboration avec l’Officier de Sécurité, les Chefs de bases/projets, et le Chef de Mission ;
• Il/elle assure la liaison avec l’équipe logistique des bailleurs d’INTERSOS comme le HCR, l’UNICEF, PAM et autres ;
• Il/elle pourra représenter INTERSOS auprès de certains interlocuteurs externes sur délégation du Chef de Mission.

Cette liste de taches n’est pas exhaustive. D’autres actions peuvent être réalisées par l’assistant afin d’assurer l’accomplissement de son rôle.

Expérience Professionnelle :

Expérience Professionnelle requise :

• Minimum de trois (3) ans dans la logistique avec d’autres ONG Humanitaires ;
• Il/elle doit être organisé et rigoureux pour pouvoir gérer les flux de l’entreprise. Il doit être capable de maîtriser plusieurs tâches à la fois, Selon l’origine des clients et des fournisseurs de son entreprise ;
• Excellente compétences en communication et résolution des problèmes ;
• Expérience en matière de maintenance des stocks est un atout et surtout avoir une capacite de bien travailler dans un environnement en évolution rapide.

Exigences professionnelles :

• Capacité à proposer des solutions techniques pertinentes ;
• Aptitudes relationnelles et rédactionnelles ;
• Compétences avérées de négociation et un esprit de concertation.

Langues :

• Français courants (parlé, lu, écrit) ;
• Bonne connaissance de l’anglais et / ou Arabe (souhaitable).

Qualités requises :

• Esprit d’analyse et de synthèse ;
• Autonomie, sens de l’organisation, rigueurs ;
• Respect des échéances et adaptabilité aux impondérables ;
• Capacité de travailler en mode projet, de hiérarchiser les priorités et de rendre compte de l’activité ;
• Honnêteté, intégrité, esprit d’équipe et respecte des valeurs humanitaires et d’INTERSOS.

En 2017, le Ministère en charge de l’Environnement du Tchad et APN ont signé un Protocole d’Accord, pour une durée de 15 ans, ayant pour objet de « déléguer à African Parks Network (APN) l’appui à la création puis la gestion et le financement de la Réserve Naturelle et Culturelle de l’Ennedi) », située à l’Est du Tchad.

Description des tâches :
Sous la responsabilité du Chef de  garage, l’électromécanicien effectue la maintenance de tous les véhicules et des engins mécaniques de la RNCE.

Il rend compte de son travail à son supérieur hiérarchique, le Chef de garage de la Reserve Naturelle et Culturelle de l’Ennedi (RNCE).

Ses principales tâches  sont :

–       Effectuer les entretiens périodiques des différents véhicules,  (hebdomadaires et  entretiens aux retours de missions).
–       Remplacer les pneus et les éléments du système de freinage.
–       Intervenir sur un circuit de climatisation automobile.
–       Effectuer le diagnostic et la maintenance des systèmes de direction et de liaison au sol.
–       Etre capable de déceler les problèmes mécaniques pouvant entrainer une panne.
–       Maintenir en état les autres machines à moteur (groupe électrogène, pompes à eau, motocyclettes, tronçonneurs, etc.).
–       Maintient en état les infrastructures et outillages à sa disposition.
–       Prendre soin des matériels, et infrastructures  placés sous sa responsabilité (outils d’atelier,               Equipment, etc.).
–       Tenir un registre d’entretien et de réparation effectués sur tous les véhicules et les pièces remplacées.
–       Rendre compte à son supérieur hiérarchique  si une réparation est nécessaire en raison de mauvaises pratiques de conduite.
–       Etre prêt à entreprendre d’autres taches sur demande de la direction de la RNCE.
–       Etre ponctuel, courtois et aimable.
–       Etre honnête, faire preuve d’initiative et de promouvoir l’esprit d’équipe dans tous les aspects du travail.
–       Respecter le règlement intérieur et le code de conduite d’APN.

Signes de succès :
Le chef de garage est secondé dans ses tâches journalières de mécanique ;
Les véhicules  et les autres éléments mécaniques sont en état de fonctionner ;
Les ateliers sont propres et  les outils mis à disposition sont en états de fonctionner.

• Avoir  au minimum cinq (05) années d’expérience ;
• Etre titulaire du permis de conduire en cours de validité (titulaire du permis poids lourds est un plus) ;
• Avoir d’excellentes connaissances techniques du matériel disponible  ainsi que de l’ensemble des équipements annexes ;
• Avoir une rigueur, le sens de la précision, la patience et la méthode ;
• Avoir une habileté manuelle et une rapidité d’exécution, couplées  d’un fort sens de l’observation ;
• Doit être capable de vivre en collectivité dans un espace restreint / Avoir le sens du travail en équipe ;
• Doit être capable  intervenir sur un dépannage dans des conditions extrêmes (chaleur, sable, vent) ;
• Parler et écrire le Français.

ACTED intervient au Tchad depuis 2004, avec une base de coordination nationale à N’Djamena, et trois bases programmes à Oum Hadjer, Ngouri et Baga Sola. Les équipes ont développé une réponse globale aux besoins multisectoriels d’une population affectées aussi bien par des problématiques structurelles que des chocs conjoncturels. Afin de répondre aux différents enjeux, ACTED met en œuvre des programmes de réponse aux urgences humanitaires, de lutte contre l’insécurité alimentaire, d’amélioration de l’accès aux infrastructures en eau, hygiène et assainissement, couplés à des interventions en appui au renforcement de la gouvernance locale, et d’insertion économique durable.

Rôle et responsabilités principales :

1. Comptabilité et gestion de la trésorerie :

• Gestion de la Comptabilité-superviser le cycle comptable pour la mission ;
• Inscrire dans les délais et avec des données précises les entrées dans le livre de caisse, le compte banquaire en suivant SAGA et les descriptions standards définies dans le manuel de procédures financières globales d’ACTED ;
• Vérifier et coordonner la compilation mensuelle des comptes de chaque zone ;
• Superviser le cash et l’équilibre financier en vérifiant les procédures lors de la clôture des comptes mensuels ;
• Communiquer les comptes à un rythme mensuel au siège, en respectant les procédures et les délais SAGA en ligne avec l’agenda de comptabilité mensuel comme pour les procédures finances d’ACTED ;
• Gérer la présentation, la circulation le remplissage des bons de commande et l’archivage des documents comptables et financiers en conformité avec les procédures FLAT et finances (maintenir un suivi du remplissage à jour : A8.01_Red Cell Game) ; Vérifier sur une base aléatoire, la qualité et la conformité des documents en provenance des zones quand ils sont centralisés ;
• Superviser les clôtures comptables semestrielles et annuelles à la fois sous les aspects de comptabilité générale et analytique ( V1 et V2).

Gestion de la trésorerie –assurer un contrôle et une gestion fluide de la trésorerie :

• Garantir des procédures justifiées de choix des banques, ouvrir/clôturer les comptes bancaires sous l’autorité du CEO ;
• Superviser la gestion des comptes bancaires : contrôler, suivre et s’assurer que les flux sont correctement retranscrits (avances, transferts etc…) vérifier les soldes et les justificatifs, les visas autorisés; Faire remonter au siège via les outils de reporting A1_PRATIC ;
• Superviser la gestion de l’épargne et des espèces : montant disponible, les soldes, instructions de sécurité ;
• Evaluer les besoins mensuels de trésorerie pour les projets et les zones, remplir et partager le formulaire A4.01_Cash Request le quinzième jour de chaque mois ;
• Gérer les transferts d’argent, les apports de cash aux zones et les montants en circulation, tout en définissant les procédures de paiement (virements bancaires, chèques, espèces etc…) ;
• S’assurer que les bailleurs sont facturés à temps et le faire remonter via l’outil A4.04_ATROCE, en conformité avec les bonnes pratiques décrites dans le plan MIAHOU.

2. Engagement des dépenses, contrôle du budget, & gestion financière :

• Engagement des dépenses –garantie de la disponibilité du budget et de la conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs avant les ordres de paiement ;
• Recueillir les visas des membres du staff autorisés, mettre en place les plafonds d’engagement en monnaies locales, définir les méthodes et les échéances de paiement ;
• Avant d’engager/de payer une dépense vérifier les niveaux d’autorisation, la disponibilité du budget, la ligne budgétaire sur laquelle la dépense doit être faite, en s’assurant de la complète conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs ;
• En étroite coordination avec le responsable logistique pays (CLM) ou son équivalent, négocier les termes des contrats notamment le calendrier des paiements & les obligations fiscales ; s’assurer que les procédures d’achat sont respectées, ; suivre les engagements et les paiements via l’outil A7.02_Contract Follow-Up (CFU) ; s’assurer du contrôle des points financiers, de la conformité, du budget durant les réunions du comité d’achats ; vérifier la cohérence entre les bons de commande, les offres/commandes, les ordres d’achat, les documents d’appels d’offre, les documents de passation des marchés, les contrats, les factures, les reçus, les attestations de service faits ; vérifier la légitimité du receveur à encaisser le paiement ;
• En étroite coordination avec l’équipe Administration, s’assurer que les contrats du staff sont en ligne avec la grille des salaires standards d’ACTED, de la disponibilité des budgets, et des réglementations ; proposer des révisions salariales en se fondant sur du benchmarking, la législation du pays et la contrainte budgétaire ; vérifier et valider la paye chaque 25 du mois ;
• Vérifier l’exactitude et la conformité des documents comptables des partenaires avant paiement.

Suivi du budget du projet, contrôle des coûts de la mission, audits internes et externes-anticiper et atténuer les risques financiers en s’assurant que les opérations sont conduites de façon conforme et efficiente :

• Piloter le suivi du budget (A7.01) et le processus de consolidation via les Allocation Tables (A5) ;
• Analyser et faire remonter les écarts entre les budgets planifiés et l’actualité des dépenses ; se conformer à la règle de flexibilité ;
• Anticiper les risques financiers, présenter les budgets à jour et les propositions d’atténuation des risques durant les réunions FLAT ;
• Analyser et faire remonter mensuellement les coûts de fonctionnement, de la flotte et de communication de chaque zone ;
• Prévenir et faire remonter tout préjudice financier ou opérationnel (A6.01ACT follow-up) ;
• Soumettre au siège toutes les annexes des outils de reporting financier interne (TITANIC) le 15 de chaque mois ;
• Suivre les formulaires de fin d’activité pour le staff international et s’assurer qu’ils sont envoyés au siège une fois validés ;
• Prendre le pilotage de la préparation de l’audit externe en soutien aux équipes conformité pays si elles existent ; participer aux réunions d’ouverture et de clôtures, contribuer aux réponses aux rapports d’audit, aux plans de mise en œuvre des recommandations.

3. Gestion du cycle financier du projet :

• Elaborer les budgets des projets et les rapports –s’assurer de la faisabilité financière des projets, en respectant les règles d’ACTED et des bailleurs, ainsi que les délais ;
• Recueillir les informations des départements compétents pour consolider les budgets des propositions de projets en accord avec les besoins du projet/de la mission et les contraintes des bailleurs ; proposer un programme adapté et soutenir des budgets de mission incluant des plans d’investissement en lien étroit avec la coordination pays ;
• Vérifier et négocier les termes des contrats de subvention avant signature (calendrier de paiement et de reporting financier, utilisation des systèmes de gestion centrale de trésorerie du siège etc…) ;
• Planifier, consolider, ébaucher & vérifier de façon transversale avec le département de développement de projet les rapports financiers lorsque demandés (ad’hoc, mi parcours, et finaux), en respectant les délais contractuels et les règles de flexibilité, éligibilité, périodes de liquidation etc…;
• Suivre les paiements des bailleurs et la clôture des projets financiers (liquidation contractuelle).

4. Management d’équipes et autres tâches :

• Mettre à jour l’organigramme et les termes de référence des dépatements finance et administration (si faisable) en accord avec le développement de la mission ;
• Superviser l’équipe, planifier et mener les recrutements du staff finance, mener les évaluations, suivre la gestion des carrières, repérer le staff à potentiel et contribuer à la politique interne de mobilité d’ACTED ; assurer la formation et la montée en compétences des membres de l’équipe finance d’ACTED et des partenaires en sorte d’élever le niveau des capacités techniques et des compétences ;
• Promouvoir activement des articulations fortes & structurées avec toutes les équipes (notamment logistique et PDD) ; représenter ACTED au sein d’un travail financier et administratif en réseau au niveau pays ;
• Améliorer la circulation de l’information au sein du département et avec les autres départements ;
• Planifier des missions de contrôles sur le terrain ;
• Réaliser toute autre activité demandée par le manager immédiat.

• Msc en Management, business ;
• Expérience en finance / comptabilité ;
• Capacité à prendre des responsabilités et à gérer le stress ;
• Excellent qualités de communication, inclus d’excellentes qualités rédactionnelles en français.

Région du Batha (zone agropastorale rurale structurellement affectée par l’insécurité alimentaire et nutritionnelle). Réponse de SI en cours dans le cadre d’un projet ECHO et de deux projets PAM : réponse d’urgence soudure et amélioration de la résilience des populations

Région du Logone-Oriental : Crise de réfugiés et retournés de RCA augmentant également la pression sur les populations hôtes. Les besoins présentent de nombreux points communs avec ceux des populations que SI soutient dans le Batha. Projet DIZA en cours de mise en œuvre : Cash ; CfW ; renforcement des moyens d’existence. Réponse d’urgence EHA finalisée. Développement d’un projet Wash in Health avec Mentor Initiative

Bassin du Lac Tchad : Veille contextuelle afin de pouvoir identifier des possibilités de positionnement sur cette crise (2020+)

Au Cameroun, Solidarités International (SI) intervient au Cameroun depuis juin 2014, suite à l’éclatement de la crise centrafricaine qui a entrainé de nombreux mouvements de populations. A ce jour, plus de 230 000 réfugiés centrafricains sont encore présents dans le pays. La majorité de ces populations est installée dans des sites d’accueil le long de la frontière dans les régions de l’Est, de l’Adamaoua et du Nord

SI a 3 bases opérationnelles :

Garoua Boulai à l’Est ouverte en 2014, avec une réponse de SI Sécurité alimentaire et nutritionnelle des populations réfugiées et hôtes des régions Est et Adamaoua, projet financé par l’Union Européenne. SI appui également les réfugiés du camp de Gado en renforçant leur moyens d’existence, ce projet est financé par ECHO.

Makary et Mokolo à l’Extrême-Nord ouvertes en 2017 où SI mène un projet de sécurité alimentaire et moyens d’existence avec un volet cash transfert, un projet de mise en œuvre d’une système d’alerte précoce financé par ECHO et un projet résilient financé par l’UE qui se traduit par une réponse intégrée EHA- développement agricole et opportunités économiques pour lutter contre l’insécurité alimentaires et nutritionnelle.

Descriptif du poste :

Le poste coordinateur administratif et finance est donc sur la mission fusionnée Tchad / Cameroun, avec un temps de présence d’environ 75% au Tchad et 25% au Cameroun.

Objectif général du poste :

• Le/la coordinateur/trice administratif et finance (CAF) dirige et coordonne les services administratifs, comptables, financiers et RH de la mission ;
• Il/elle participe à la définition de la politique Ressources Humaines Solidarités International et garantit sa bonne application ;
• En tant que coordinateur/trice, il/elle est le garant de l’équilibre financier de la mission ;
• Il/elle s’assure du respect des procédures administratives Solidarités, procédures bailleurs ainsi que des lois des pays d’intervention ;
• Il/elle est le référent sur la mission et le lien entre le siège et la mission pour toute question en rapport avec la finance, l’administration et les RH.

Enjeux et défis spécifiques :

• La poursuite de la structuration de la nouvelle mission fusionnée (répartition des rôles & responsabilités, schémas de communication, accompagnement à distance des adjoints et des administrateurs base, visites base, organisation de workshop) ;
• Le management et la formation des équipes finance / RH ;
• Le suivi de la mise en œuvre des chantiers RHN identifiés (induction / formation ; cadre de gestion des journaliers ; dialogue social) ;
• La visibilité financière de la mission via une amélioration du cycle de gestion financière (comptabilité, suivi budgétaire, tableau d’affectation) ;
• Une proactivité sur les multiples échéances bailleurs de reporting.

Priorités pour les 2-3 premiers mois :

Finaliser la structuration du département finance/RH sur la mission fusionnée : la fusion ayant eu lieu courant 2020, il est important de continuer cette structuration, prendre le temps de cadrer les choses (ajuster l’organigramme ; bien définir les rôles & responsabilités de chacun, les schémas de communication) et de prendre connaissance des contextes, à travers une présence physique sur les 2 capitales (NDJ et Yaoundé) au début, mais aussi des visites de base, pour bien s’approprier les différents contextes et rencontrer les équipes

• Diplôme universitaire de niveau minimum Bac+3 dans l’un des domaines suivants : administration, finance, économie, commerce, RH ;
• Au minimum 4 ans d’expérience professionnelle dont 2 expériences probantes sur le même type de poste.

Compétences et connaissances techniques :

• Compétences en matière d’organisation et de priorisation, capacité à gérer plusieurs choses en même temps et capacité à structurer le travail au sein d’une équipe
• Capacité rédactionnelles (français indispensable, anglais souhaité car plusieurs bailleurs dont la langue de travail est l’anglais)
• Bonne connaissance et expérience en gestion de projets pour les principaux bailleurs institutionnels : ECHO / UNICEF / CHF / GAC / CIAA / CDC / OFDA / DFID (règles et procédures bailleurs)
• Bonne maîtrise des programmes informatique Word, Excel, Power Point, Outlook etc. Une bonne dextérité sur Excel est indispensable
• Capacité démontrée à représenter l’organisation et à défendre les intérêts de SI
• Qualités managériales, et en particulier compétences en gestion d’équipes, soutien technique à distance, renforcement de compétences
• Goût pour le travail en équipe
• Grosse capacité de travail et résistance au stress
• Disponibilité, flexibilité, autonomie
• Fortes capacités d’adaptation
• Connaissances des thématiques et des outils spécifiques SI fortement appréciées
• Connaissance des contextes du Tchad et du Cameroun apprécié

Langues :

• Français courant ;
• Anglais courant (lien avec une équipe anglophone / relation avec certains bailleurs anglo-saxons : DFID, OFDA, etc).

Présentation du programme :
Humanité & Inclusion (HI) est présent au Tchad de façon discontinue depuis les années 1990. HI intervient à N’Djamena et dans le Borkou (Nord), l’Ennedi (Nord Est), à Moundou (Sud) et au Lac Tchad (Ouest).

Les principaux secteurs d’intervention actuels sont les suivants :

L’action contre les mines incluant les enquêtes techniques et non techniques, l’éducation aux risques, le déminage, et la dépollution ;
La réadaptation fonctionnelle (kinésithérapie, orthopédie, appareillage) ;
L’éducation inclusive ;
L’insertion socio-économique des ménages les plus vulnérables notamment à travers le développement d’AGR, et la formation professionnelle ;
Le développement local inclusif et l’appui à la solidarité communautaire
Les projets HI mis en œuvre au Tchad sont actuellement financés par l’Union Européenne, ECHO, la DDC (Coopération Suisse) et l’AFD (Agence Française de Développement).
La stratégie de HI dans le pays pour 2020 est de poursuivre le développement du Programme à la fois en termes de réponses d’urgence et de projets de développement, ceci en s’appuyant sur ses « cœurs de métier » (l’assistance aux personnes vulnérables dont les personnes handicapées, l’éducation inclusive, l’action contre les mines, la réadaptation physique…) tout en étendant son panel de secteurs pour répondre aux besoins réels et en cherchant des solutions innovantes et pérennes pour le développement socio-économique des plus vulnérables au Tchad.

HI Tchad souhaite en particulier renforcer sa position au sein des bailleurs et du groupe des partenaires techniques et financiers de l’éducation afin de continuer le plaidoyer en faveur de plus d’inclusion et de développer des outils et des nouveaux projets permettant d’améliorer l’accès à une éducation inclusive de qualité pour les enfants du Tchad.

Protection des bénéficiaires :
Niveau 2 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants ou/et des adultes vulnérables soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus), soit régulièrement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou pendant la nuit) parce qu’il travaille dans le cadre de programmes nationaux, ou parce qu’il visite des programmes nationaux, ou parce qu’il est responsable d’application du processus de recrutement ; par conséquent, la vérification du casier judiciaire sera nécessaire (au niveau “standard” en France ou à un niveau équivalent dans d’autres pays).

Enjeux du poste :
Le/la Chargé(e) des moyens généraux assure l’entretien, la sécurité et le maintien en fonctionnement des équipements, du matériel, des infrastructures et des bâtiments. Pour ce faire, il planifie et supervise la maintenance, encadre les équipes intervenantes et gère les services généraux (entretien des bâtiments, gestion des systèmes d’incendie, des droits d’accès…) procédures et standards HI.

Assure un bon suivi de la maintenance de la flotte et apporte un support un appui au Chargé d’approvisionnement en termes de mise en place de stocks des pièces de rechange.

Hiérarchie : Le/la Chargé(e) des Moyens Généraux travaille sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Logistique et RH et entretient de rapports avec l’ensemble du personnel.

Taches et responsabilités :
Responsabilité 1 : Maintenance des bâtiments :

Tâche :

Sur la base des besoins définis, propose des solutions, évalue les moyens à mettre en œuvre, établit des devis détaillés et propose un plan d’action ;
Assure le suivi de la maintenance technique des bâtiments (maintenance corrective, travaux neufs) ;
Gère l’entretien technique des installations (générateurs, installation électrique, sécurité incendie) ;
Veille au bon fonctionnement des équipements de communication et à leur bonne utilisation.
Responsabilité 2 : Fonctionnement des structures :

Tâche :

Il s’assure que les différentes structures sont approvisionnées en eau et en électricité, gaz (Guest houses, Logements individuels et bureau) ;
Responsable de la chaîne de traitement des déchets (collecte, tri, destruction au niveau du bureau et dans les guest) ;
Responsable de l’hygiène et de l’assainissement de ces structures (toilettes, douches, évacuation et traitement des eaux usées, évacuation des eaux de ruissellement).
Responsabilités 3 : Suivi de la maintenance de la flotte véhicule :

Tâche :

Supervise la maintenance de la flotte ;
Vérifie que les véhicules sont équipés de façon adéquate par rapport à leur utilisation ;
Élabore les rapports de consommation de carburant et des couts de véhicules et générateurs.
Responsabilité 4 : Gestion des mouvements :

Tâche :

Planifie les mouvements des véhicules ;
Attribue les véhicules appropriés selon le planning établit ;
Assure un suivi régulier du dispatche des véhicules ;
S’assure du briefing des chauffeurs contractuels et journaliers et participe activement à leur recrutement ;
Met en place des solutions externes des transports le cas échéant.
Responsabilité 5 : Gestion des consommables et matériels :

Tâche :

Etablit les commandes de consommables selon le suivi de consommation et la fréquence d’approvisionnent ;
Apporte un appui technique aux demandeurs dans l’expression de leur besoin ;
Peut, sur les marchés couverts par contrat cadre, apporter son support à l’identification des matériels de qualité ;
Participe à l’élaboration du prévisionnel budgétaire pour sa base.
Responsabilité 6 : Encadrement et gestion d’équipe :

Tâche :

Participe à la définition des besoins en ressources humaines de son équipe ;
Organise, planifie et supervise le travail des membres de son équipe ;
Anime et organise les réunions régulières pour l’équipe des chauffeurs ;
Réalise au moins une fois par an les bilans individuels des personnels dont il a la charge.
Autres :

Tout autre service/tâche en lien avec la fonction du Chargé des moyens généraux ;
Autres informations susceptibles d’apporter une plus grande clarté sur le profil attendu :
Il devra faire preuve d’une grande flexibilité en termes d’horaires, jours de travail et déplacements, qui pourront être revus selon les nécessités et besoins propres aux activités de l’organisation.

• Titulaire d’un Bac+3 minimum en Gestion Logistique, Gestion des stocks et des équipements ou autre diplôme équivalent ;
• Minimum 3 ans expériences de travail en ONG/Association sur un poste similaire ;
• Bonne connaissance de la gestion de stock et approvisionnement ;
• Très bonne connaissances techniques (mécanique, radio, VHF, HF…).

Connaissances et compétences requises :

• Grande capacité à organiser son travail et à manager les priorités ;
• Forte capacité de travail, rigueur, sens pratique ;
• Excellente réactivité et flexibilité dans toutes les circonstances ;
• Bonnes relations interpersonnelles et interculturelles ;
• Habilité à appliquer de bon jugement ou décision en toute impartialité ;
• Capacité d’observation et d’analyse rapide ;
• Autonomie et dynamisme ;
• Rigueur et respect de la hiérarchie ;
• Capacité à rédiger un rapport en français et à travailler en équipe autour d’objectifs définis ;
• Capacité à travailler dans un contexte de tension et sous pression ;
• D’excellente maîtrise Informatique : Word, Excel, Power point, Outlook.