Secteur : Activités associatives

Devoirs et responsabilités :

Sous la supervision directe du Chief Security Adviser (CSA), le Local Security Associate est chargé d’assister le CSA ou son nominée dans l’exercice de ses responsabilités assignées au lieu d’affectation, le titulaire s’acquitte des fonctions suivantes :

1. Assiste le Conseiller en chef à la Sécurité (CSA) ou le Coordinateur de Sécurité sur le terrain (FSCO) dans la collecte, la mise à jour et le partage d’informations relatives à la situation sécuritaire dans le pays ;
2. Assiste le CSA à maintenir le Plan de sécurité à jour, y compris la liste des personnels de l’ONU ;
3. Assiste le CSA a l’évaluation des normes Security Risk Management Measures (SRMM) pour le lieu d’affectation ;
4. Assiste aux rapports des incidents de sécurité ayant affectés le personnel, les bureaux et autres matériels des Nations Unies ;
5. Organise et dispense des formations sur la sensibilisation et la préparation sécuritaire ;
6. Assiste à la mise en œuvre de la Residential Security Measures (RSMs), de la sureté des bureaux et à la préparation sécuritaire ;
7. Fournit une assistance administrative générale au CSA/FSCO.

Aide-le CSA/FSCO dans la collecte, la mise à jour et la communication de l’information sur la situation sécuritaire dans le pays :

• Assure la liaison et la coordination avec les organisations sécuritaires ou les personnels du gouvernement hôte, comprenant les autorités administratives locales, les instances policières et militaires, ainsi que les acteurs non-étatiques dans la zone d’opération ;
• Aide à évaluer la situation sécuritaire au lieu d’affectation et assure la collecte et la vérification des informations de sécurité pouvant être nécessaires pour l’évaluation de la situation sécuritaire par le CSA/FSCO ;
• Communique les informations sur la sécurité au chef de bureaux des Agences des Nations Unies, et transmets les conseils sécuritaires du pays hôte a UNDSS en l’absence du CSA, le cas échéant ;
• Entretient des contacts réguliers avec les Points focaux de sécurité des agences des Nations Unies ;
• Fournis une assistance technique pour les sessions séances du SMT, en l’absence du CSA/CSFO.

Assiste au maintien du Plan de sécurité, y compris la mise à jour des listes de personnel :

• Aide à la préparation et la revue du Plan de sécurité des Nations Unies ;
• Soutient les actions liées à l’exécution du Plan de sécurité ;
• Assiste-le CSA/FSCO aux contrôles de conformité du Security Risk Management Measures (SRMM) établis sur le lieu d’affectation. Il aide également dans la compilation de données requises pour le Programme d’auto-évaluation de SRMM ;
• Aide dans le rapport des incidents de sécurité affectant le matériel, les bureaux, et les fonctionnaires de l’ONU, tels que le rapport d’incidents de sécurité, les évaluations de la sécurité et le rapport trimestriel des incidents ;
• Fournis un soutien de l’organisation des sessions de formation sur la sensibilisation, la protection et l’orientation à la sécurité aux membres du personnel nouvellement affecté à la région de sécurité EST du Tchad. Conduis des séances d’information sur la sécurité, selon que de besoin.

Fournit une assistance administrative générale au CSA /FSCO :

• Maintient les fichiers de correspondances en fonctions de leur classification et correspondances ;
• Maintient les informations des contacts ;
• Organise les rendez-vous, reçoit les visiteurs, réponds aux appels téléphoniques et aux différentes requêtes avec discrétion et prends les notes des réunions ;
• Identifie les besoins de communication d’urgence.

Effectue d’autres tâches liées à la sécurité lui assignées par le CSA/ FSCO :

• Assiste le FSCO/CSA a la conduite des évaluations de sécurité et fournit des conseils sur les mesures de sécurité pour les résidences Residential Security Measures (RSMs) des fonctionnaires de l’ONU, ainsi que sur les dernières tendances et/ou les menaces dont le personnel des Nations Unies dans son ensemble sont exposes ;
• Établit et maintient le système d’ILOT (Warden) et maintient la mise à jour des informations relatives aux bureaux et des résidences de l’ONU ;
• Assiste le Conseiller en chef à la Sécurité dans la liaison avec les sociétés commerciales utilisées pour la sécurité les bureaux des Nations Unies et résidences, afin de garantir une utilisation efficace des gardes de sécurité.

Impact des Résultats :

Les résultats clés ont un impact sur la précision et la mise en œuvre de l’ensemble de programme de sécurité de l’ONU au niveau du pays.

Expérience :

• 6 ans d’expérience dans le domaine sécuritaire, dans le domaine de militaire, de la Police ou la Gendarmerie dans le domaine de travail sécuritaire de préférence ;
• Une expérience préalable dans le système des Nations Unies ou dans une Organisation Internationale est désirable mais non requise.

Connaissance linguistique : La maîtrise de la langue française est requise. La connaissance pratique l’anglais est requise. Une connaissance pratique de l’arabe est désirable mais non requis.

Autres connaissances :

• Connaissance et expérience dans l’utilisation des radios HF et VHF ;
• Connaissance des mesures sécuritaires du pays hôte ;
• Solide expérience en informatique (MS Word, Excel, Access and PowerPoint) ;
• Être titulaire d’un permis de conduire en cours de validité et être en mesure de conduire les véhicules 4 x 4 ;
• Être en mesure de voyager fréquemment ;
• Etre physiquement apte.

Compétences :

• Engagement envers les idéaux de la Charte des Nations Unies et les valeurs fondamentales de l’Organisation – Le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité. Le terme « compétences » désigne l’ensemble des savoir-faire, qualités et types de comportement qui influent directement sur l’efficacité dans l’exécution des tâches ;
• Aptitude à planifier et à organiser : Démontrer son habileté à établir des priorités, de planifier, de coordonner et de surveiller son propre plan de travail avec un minimum de supervision. Capacité de travailler sous pression ou dans les situations de crise. Disponibilité pour voyager à l’intérieur de la zone de responsabilité ;
• Créativité : Capacité de chercher activement à améliorer les services, pour offrir de nouvelles et différentes options pour résoudre les problèmes et pour répondre aux besoins des clients, de promouvoir et de persuader les autres d’envisager de nouvelles idées ;
• Esprit d’équipe : Habiletés interpersonnelles éprouvée et la capacité d’écouter et de travailler dans un environnement multiculturel et multi-environnement ethnique avec sensibilité et respect de la diversité ;
• Aptitude à la Communication : Habilite éprouvée à s’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit.

Le module abordera, entre autres, les aspects suivants liés à ta production agro-écologique et agro forestière :

• Les concepts de base de l’approche agro-écologique et agro forestière ;
• Les techniques traditionnelles non invasives de conservation des sols et de l’eau (zai, demi-lune, diguettes. etc.) ;
• Les différentes techniques de production de compost (fosses de compostage, compost de surface. production rapide, etc.) ;
• La production d’engrais naturels et d’insecticides avec l’utilisation des matières organiques disponibles localement et à faible coût ;
• L’utilisation de mesures préventives contre les espèces nuisibles ;
• L’application de techniques agro-forestières qui prévoient l’association d’espèces forestières autochtones avec spéculation maraîchères.

Sous la supervision du Coordinateur Technique, l’expert formateur en techniques agro-écologiques et agro forestières sera chargé de

• Analyser, en collaboration avec l’assistant agronome du projet, les données sur la production agricole des trois (03) sites horticoles bénéficiaires pour comprendre les caractéristiques techniques de la production et les spécifiques besoins en formation de chaque site ;
• Elaborer, conformément aux spécificités de chaque site horticole trois (3) modules formatifs visant au renforcement des capacités de 30 formateurs maraîchères dans l’application des techniques agro-écologiques et agro forestières pour la production maraîchère ;
• S’harmoniser avec !es autres experts techniques (expert en technique agronomiques pour la production maraîchère expert en production des semences à variété locale chargés de préparer la formation technique) afin de concevoir des modules de formation cohérents et efficaces dans l’ensemble ;
• Concevoir les supports didactiques. les matériels de formation et les supports nécessaires au bon déroulement de la formation technique et. en particulier du module concernant les techniques agro-écologiques et agro forestières ;
• Animer en collaboration avec l’assistant agronome du projet, les séances de formation, théoriques et pratiques, concernant le module sur les techniques agro-écologiques et agro forestières ;
• Contribuer en collaboration avec l’assistant agronome et les autres experts sectorielles à identifier ta composition d’un kit de démarrage maraîchères adaptés aux besoins et aux caractéristiques de chaque site horticole bénéficiaire ;
• Mimer et faciliter, en collaboration avec l’assistant agronome et les autres experts techniques sectoriels, les trois (3) séances de restitution des compétences apprises par les formateurs communautaires formés à l’ensemble des producteurs do chaque site ;
• Identifier, en collaboration avec l’assistant agronome et les autres experts sectoriels les outils nécessaires à la vérification au suivi de l’application correcte des techniques agronomiques transmises ainsi que leur efficacités sur la production agricole.

• Au moins Diplôme Bac+3 en agronomie ou autres domaines similaires ;
• Au moins 5 ans d’expérience dans le secteur de la production agronomique dont au moins 2 ans dans la production maraîchère ;
• Au moins 3 ans d’expérience dans la préparation et mise en œuvre des formations en matière agricole ;
• Une grande expérience en matière de techniques agro-écologiques et agro forestières pour la production maraîchère.

Your purpose :

The Livelihoods Manager, based in Goz Beida, will oversee the implementation, management and development of the agricultural, livestock, environment and agroforestry components as well as Disaster Risk Reduction (DRR) and Education components of an integrated resilience programme. S/He will ensure that: (i) Target households have adopted resilient agriculture production techniques & have improved resilience and health of livestock assets through the adoption of innovative livestock production techniques/technology; (ii) local communities and structures access and utilise EWS (Early Warning System) information through development of a EWS advocacy strategy and networking with other stakeholders; and (iii) children have access to quality education in 5 schools supported.

You will be responsible for :

Programme Cycle Management :

• Participate in programme proposal development, taking a lead on Livelihoods activities, including the global proposal, logical frameworks, results frameworks, implementation plans, M&E plans and budget and participate in reviews and revisions as necessary during the life cycle of the programme ;
• Support the Program Assistants and Field Team Leaders: (i) in preparing and implementing programme activity plans that correspond to the approved donor proposals and budgets and (ii) in identifying and implementing amendments to the planned activities when requested ;
• Ensure quality monthly reports and Donor narrative reports have been submitted on time (with case studies and photos) ;
• Prepare complete, accurate and realistic budgets for donor proposals and as part of Concern’s regular internal budget procedures, ensuring that all activities are fully and accurately budgeted, liaising with other Managers and support departments as appropriate ;
• Ensure all expenditure is authorised and spent in accordance with Concern’s internal and donor procedures and that the allocated budget is utilised effectively and any necessary adjustments are requested in a timely manner ;
• Monitor monthly management account reports from Finance to ensure that expenditure is being accurately recorded and to avoid any unjustified under- or over-spends ;
• Review and supplements monthly reports prepared by the Assistants and Field Team Leaders on expenditure v. budget to the Country Management Team, explaining any variances ;
• Work with Assistants and Field Team Leaders to ensure all aspects of Livelihoods, DRR and Education activities adhere to programme quality standards and policies (research, PM&E, accountability and mainstreaming) in a coherent and integrated manner ;
• Ensure that the Livelihoods, DRR and Education activities are accurately reflected in the integrated M&E plan, identifying activities to be monitored and data to be collected, in collaboration with Assistants, Field Team Leaders and MEAL team ;
• Ensure the establishment, implementation and management of cross cutting elements notably Gender Equality and accountability. 

Capacity Building :

• Design, plan and implement a capacity building plan for all relevant Concern Chad staff on key elements of the different Livelihoods and Education components, DRR and Early Warning System ;
• Contribute to the daily capacity building and strengthening of decision making capacities of Programme staff ;
• Ensure that agreements or MoUs signed with partners in Livelihoods, are well understood, appropriately implemented and capacity building plans are timely and well delivered.

People Management :

• Manage the Assistants Agriculture/astoralism, Environment/Agroforestry, Education and Field Team Leaders and support them in discharging their respective responsibilities; so as to create an environment conducive to a proficient and effective implementation of the set activities :
  • Contribute to the ongoing capacity building and career development of Livelihoods team members, with the objective of developing the individuals but also to create and support a strong senior national staff team within Concern ;
  • Support Livelihoods team in all aspects of HR management (including accurate job descriptions for all positions; staff receive a thorough induction at the start of their contract and coaching and on-the-job training on an ongoing basis ;
  • Ensure that the team(s) fully understands outcomes which are expected of them by setting SMART objectives, that they are aware of the success criteria relating to their work and that they are given regular performance appraisals (as well as feedback on an on-going basis) ;
  • Ensure that work within the team(s) is planned and organised in a way which will meet the organisation’s needs in the most cost effective manner possible ;
  • Support the Assistants and Field Team leaders in ensuring that team members are given appropriate workloads and in identifying and taking appropriate action to fill resource gaps (restructuring the team to reflect changes in workload or launching timely recruitment to replace a leaver) ;
  • Coordinate very closely with the Health and Nutrition Manager, all Assistants and Field Team Leaders to ensure the integration of the programme and harmony for all community engagement initiatives and in reporting. 

Representation :

• Participate regularly in relevant cluster meetings and other relevant meetings at local and national level ;
• Share information on specific Livelihoods, Education and DRR activities with other organisations (other NGOs, UN agencies) ;
• Guarantee regular coordination with relevant authorities (Department of Agriculture, Environment etc.) and other relevant organisations operating in the same sector. 

Other :

• Actively participate in any emergency assessments and responses ;
• Fully adhere to security protocols and procedures and ensure that all members of the Livelihoods team also do so. Contribute to on-going security management and planning as necessary ;
• Actively participate in collective exercises such as preparation or updates of Preparing for Effective Emergency Response (PEER) plan, Security Management Plan (SMP), Annual / mid-term review and planning meetings, baselines, midlines and endlines when requested ;
• Take active measures to address equality issues, particularly relating to gender, in programme as well as operational (e.g. HR) activities ;
• Ensure the highest standards of accountability through ensuring good communication and information sharing within and outside the programme and enabling staff, programme participants and other stakeholders’ participation at all stages of the project cycle ;
• Be aware of, understand and comply with all of Concern’s policies and procedures (finance, logistics etc) ;
• Be aware of, understand, comply with and be a model of Concern’s HR policies like P4 and Code of Conduct ;
• Ensure that every member of the Livelihoods team is aware of, understands and complies with all of Concern’s policies and procedures ;
• Produce strategic analysis and plans for programme expansion, including in a new area, if/when required ;
• Undertake other related duties as may reasonably be assigned by the Country Director. Programmes Director or the line manager.

• Minimum bachelors’ degree in Agricultural Science, Environmental Science, Agricultural Extension and Rural Development, Agricultural Economics or equivalent ;
• Minimum 3 years’ experience working overseas in fragile contexts in humanitarian and recovery and/or resilience programmes focusing on food security and Livelihoods ;
• Emergency response experience ;
• Experience in working with the most vulnerable populations ;
• Experience of programme design and Programme Cycle Management ;
• Experience in managing staff ;
• Effective data management and analysis skills – basic statistical analysis of programme M+E ;
• Previous experience in Results Based Management ;
• Experience of grant and budget management ;
• Capacity to write high quality proposals, reports, and technical documents ;
• Knowledge of participatory programme methodologies ;
• Good knowledge of gender analysis and gender mainstreaming ;
• In depth knowledge of humanitarian response and resilience to disasters issues including a Rights Based Approach to aid ;
• Fluency and strong report-writing skills in English ;
• Strong working skills in French ;
• Strong team player with a positive attitude ;
• Leadership skills ;
• Empathy with Concern’s goals and a commitment to capacity building, protection and participation ;
• Excellent communication and interpersonal skills ;
• Cross cultural awareness and sensitivity in the Chadian or Sahel context ;
• Awareness of and ability to work in fragile contexts ;
• Ability to live and work in a close team environment ;
• Good sense of humour ;
• Good self-motivating capacity and attitude ;
• Capacity to motivate the other members of the team ;
• A strong commitment to helping the poorest people in the world to improve their well-being and achieve their goals ;
• Good capacity to listen to and guide staff members ;
• Ability to work to deadlines and under pressure ;
• Good knowledge and command of computer applications i.e. Microsoft word, Excel, power point, communications systems.

We would also like :

• Master degree in an appropriate discipline including humanitarian action, development management or social studies ;
• Experience in Disaster Risk Reduction, Early Warning Systems and/or Education ;
• Previous experience in a similar role ;
• Experience in Chad or another Sahelian context ;
• Experience in farmer field school methodologies ;
• Experience in implementing income generating schemes targeting the poorest and most vulnerable ;
• Experience working in an insecure and volatile environment ;
• Experience with gender and HIV/AIDS mainstreaming, disaster risk reduction, and emergency preparedness ;
• Recognised qualification in training ;
• Experience of supporting partner organisations ;
• Women candidates are encouraged to apply.

Termes de référence :

Intitulé du poste : Chef de Projet

Code : SR-31-1542

Pays : Tchad

Lieu d’affectation : Bol dans la province du Lac avec des missions régulières à Bagasola et des missions sporadiques sur N’djamena

Date de prise de fonction : 27/08/2020

Durée du contrat : 12 mois renouvelable

Sous la supervision de : Chef de Mission

Supervision directe de : 15

Personnes à charge : N/A

Contexte général du projet :

Le conflit dans le bassin du lac Tchad s’est aggravé au cours des trois dernières années suite à l’intensification des attaques de BH contre les civils, ce qui a conduit des millions de personnes à fuir leurs maisons, entravant l’accès aux services de base et détruisant les infrastructures locales.

Selon les résultants de cadre harmonisé du 16 mars 2019, la population totale de la province du Lac est estimée à 616 625 personnes. Pendant que la matrice de suivi des déplacements, selon la note de synthèse plaidoyer du Plan Provincial de Sécurité et de Développement (PPSD) du Lac 2019-2023, a identifié une population déplacée totale de 178 928 individus (Avec plus 16 047 réfugiés, 133 338 déplacés internes et 42 788 retournés et 2802 ressortissants des pays tiers).

L’accès limité à l’eau potable (43%) et à l’assainissement (10%) affecte la situation sanitaire et nutritionnelle du pays. Les agriculteurs des îles lacustres ont dû abandonner leurs parcelles de terre et leurs stocks de nourriture en raison du conflit, de sorte que l’absence d’activités alternatives génératrices de revenus entraîne une aggravation de la situation en matière de nutrition et de sécurité alimentaire. En outre, l’aggravation de la situation humanitaire provoque des mouvements continus de la population à la recherche de nourriture et de revenus.

La forte prévalence de la malnutrition aiguë et les taux de mortalité élevés dans les districts sélectionnés et, en particulier, dans les 33 localités cibles, qui dépassent de loin les seuils d’urgence conventionnels, indiquent la nécessité immédiate d’une intervention humanitaire d’urgence.

La présence d’acteurs humanitaires dans les villages d’accueil des communautés de retour dans la province du Lac est plus que nécessaire pour apporter une réponse appropriée aux différents problèmes observés (destruction des moyens de subsistance, des biens, des liens sociaux, et effondrement des institutions et de l’appareil gouvernemental, ainsi que la faible disponibilité et/ou capacité des services et infrastructures de base tels que la santé, l’éducation, l’eau et l’assainissement et l’accès très limité aux activités génératrices de revenus, notamment l’agriculture de subsistance, la pêche et l’accès au marché pour les petites entreprises de la région). Dans la zone de retour (comme dans les départements ciblés par ce projet), le système de santé reste faible, exposant le département à des risques d’épidémie et à des maladies persistantes telles que la rougeole, le paludisme, l’hépatite E et le choléra. La situation nutritionnelle est devenue extrêmement préoccupante. Les résultats de l’enquête SMART 2019 révèlent une prévalence de la malnutrition aiguë globale (MAG) de 12,9 % en 2019. Le seuil d’urgence de 15 % est dépassé dans 9 des 23 provinces. Sur les 23 provinces du pays, 13 d’entre elles ont un taux supérieur au seuil d’urgence de 2 %. La situation nutritionnelle est également préoccupante dans la province du Lac avec un taux de 1,5% de MAG, proche du seuil d’urgence de 2% dans un contexte de mouvements de population et d’insécurité.

A travers son projet, INTERSOS vise à adresser les causes profondes de la malnutrition en améliorant la production et la consommation alimentaire : les communautés seront soutenues dans la reprise des activités qu’elles ont dû abandonner en raison des déplacements et, en conservant les capacités techniques d’INTERSOS, elles consolideront leurs compétences dans les secteurs de l’agriculture et de la pêche. Considérant que seulement 29% des sites ont accès à une source d’eau protégée, le projet vise à combler également cette importante lacune en matière d’infrastructures sanitaires par la construction de latrines et la redynamisation des points d’eau et par la sensibilisation aux bonnes pratiques d’hygiène dans les unités nutritionnelles.

Etant donné la propagation du COVID-19, INTERSOS prévoit de réorienter les activités en suivant les mesures prises par le gouvernement tchadien et les mesures standard de prévention :

• Communication/ pour la prévention au Covid19 ;
• Distribution NFI pour augmente le standard d’Hygiène en prévention au Covid19.

Le risque de propagation du virus et d’une augmentation de cas est assez prévisible. Vu le faible système sanitaire dans le pays qui ne permet pas de mettre en place une réponse efficace au cas où il y aura une aggravation de la situation et de prendre en charge nombreux cas de coronavirus, l’objectif du projet sera de mettre en place tous les mesures qui permettront d’éviter la propagation du virus et au même temps de ne pas congestionner les infrastructures sanitaires.

Objectif général de la position :

• Le/La Chef de Projet est responsable de la coordination, implémentation et le suivi des activités dans la zone citées ci-haut d’intervention ;
• Il/elle sera en charge de garantir la planification cohérente de la mise en œuvre des activités du projet, tout en respectant le planning opérationnel définit en lien avec la Coordination de la mission.

Principales responsabilités et tâches :

1. Gestion du Projet :

• Élaborer une planification objective et ponctuelle des activités du projet, en collaboration avec le chef de mission et l’ensemble de son équipe ;
• Garantir la gestion opérationnelle, financière et programmatique en collaboration avec les membres de l’équipe ;
• Assurer la Coordination avec les partenaires et partie prenante (acteurs humanitaires, autorités administratives), avec les représentants des bailleurs et autres acteurs présents sur le terrain ;
• Assurer la coordination du Projet en collaboration avec les membres de l’équipe à travers le suivi des activités commun ;
• Assurer le respect du plan de travail et proposer les réajustements si nécessaire ;
• Assurer le suivi et l’évaluation des activités à travers et actualiser les outils de suivi) en collaboration avec la Coordination de la Mission ;
• Formuler les rapports narratifs et financiers à soumettre au bailleur des fonds (OFDA) ;
• Contributeur à la mise à jour mensuelle des informations à partager avec les clusters compétents ;
• Assurer la soumission dans les délais du rapport mensuel d’activité interne à l’organisation y compris le suivi PAT et les Sitreps hebdomadaires ;
• Assureur une ligne de communication adéquate (interne et externe) sous la supervision et avec la Coordination de la Mission ;
• Rapporteuse de manière rapide et précise toute difficulté rencontrée dans la mise en place du projet à la Coordination de la Mission et contribuant à la recherche de solutions ;
• Participant aux réunions de coordination sectorielle au niveau de la capitale ;
• Contributeur à la gestion de la sécurité selon les approches établies et les outils à utiliser dans la mission.

2. Gestion administrative du projet :

• Assurer une gestion appropriée des fonds du projet (mettre à jour la planification financière du projet sur base mensuelle) ;
• Assurer le suivi des dépenses du projet en collaboration avec l’administration ;
• Proposer des réajustements budgétaires à l’administration ;
• Assurer la liaison avec l’équipe logistique pour les achats du projet, afin de garantir une correcte application des procédures d’achat d’INTERSOS et du bailleur.

3. Gestion des Ressources Humaines :

• Contributeur dans la sélection et le recrutement du personnel national du projet selon les besoins ;
• Assurer l’évaluation efficace et objective de la performance du personnel sous sa gestion chaque 3 mois et l’évaluation finale ;
• Superviser et gérer l’équipe de projet et assurer la formation continue en collaboration avec la Coordination de la mission.

4. Capitalisation et gestion de connaissance :

• Assurer la capitalisation des expériences et des données obtenues dans le cadre du projet ;
• Identifier les besoins et proposer de nouveaux programmes potentiels ou activités à mettre en place sur le terrain ;
• Transmettre à la Coordination de la Mission toute la documentation photo et vidéo des activités, ainsi que toutes les informations significatives sur la zone d’intervention et les activités du projet pour alimenter les besoins de visibilité, la collecte des fonds et la communication.

5. Gestion de la sécurité et tâches logistiques :

• S’assure que les procédures de sécurité INTERSOS sont correctement respectées et mises en œuvre par son personnel informe, lorsque nécessaire et sans délai, le chef de mission des questions liées à la sécurité; formule des recommandations et mise en place des mesures convenues, au besoin ;
• Tient à jour les règles de sécurité INTERSOS ;
• Assurer l’utilisation, le stockage et la maintenance corrige tous les actifs utilisés par INTERSOS ;
• Superviseur et donner des instructions à l’équipe de logistique des bases, afin que l’équipe puisse fonctionner de manière appropriée; avec le soutien des expatriés et / ou des logisticiens locaux, est responsable de: le sous-bureau INTERSOS à Bol ;
• Informe chaque mois le chef de mission de la situation de tous les actifs et de la logistique ;
• Gère le personnel de soutien de la base (notamment la logistique, le nettoyage, les chauffeurs) ;
• Il entretient des contacts quotidiens avec toutes les parties prenantes (autorités locales, agences de coopération internationale et des Nations Unies, ONG) et représente INTERSOS au niveau du Bureau Bol et Bagasola. Néanmoins, d’autres expatriés peuvent également s’entretenir avec les parties prenantes pour les problèmes techniques et liés au projet.

• De formation supérieure en agronomie, de type ENSA, ENITA, ISTOM ou équivalent (obligée) ;
• Connaissances confirmées sur les thèmes de l’agro écologie, de la gestion des ressources naturelles ;
• Connaissances en gestion, suivi, évaluation, formulation et négociation de projets.
• Expérience Professionnelle : Minimum 4 ans d’expérience dans la gestion de projets dans le secteur humanitaire. Excellente compétence professionnelle dans le secteur de la sécurité alimentaire et moyens d’existences.
• Exigences professionnelles : Capacité d’écoute impartiale, neutre, indépendante et conditionée par l impératif d’assistance.

Langues :

• Français courants (parlé, lu, écrit) ;
• Bonne Connaissance de l’anglais et /ou italien (souhaitable).

Qualités requises :

• Esprit d’adaptation aux conditions de vie simples, à un climat sec chaud / très chaud et à des contraintes de sécurité ;
• Sens de l’organisation, de la gestion et de la planification ;
• Excellent sens relationnel, diplomatie et approche partenariale ;
• Flexibilité et capacité de travail dans un contexte difficile, sous pression et dans un milieu souvent non confortable ;
• Capacité de communication et de travail en équipe et dans un contexte multiculturel ;
• Aptitude à travailler dans un environnement de sécurité très volatile et dans les conditions de vie basique ;
• Respect des valeurs/mission INTERSOS.

Your purpose :

As a member of Concern Chad’s Senior Management Team (SMT), the Systems Director (SD) will support the effective and efficient delivery of Concern’s programmes by managing and developing the support systems (Administration, HR, Logistics, IT, Assets) whilst following Concern Worldwide and donor policies and standards. This includes ensuring appropriate strategic direction for systems and operational responsibility for security management.

 You will be responsible for :

Systems management :

• Reviewing procedures in all locations with regular monitoring and support visits (up to 25% of the time in the field) to ensure standard policies are adhered to ;
• Carrying out logistics, admin and security assessments for all new programmes and establishing systems for new locations and interventions ;
• Managing information systems to monitor and report on the effectiveness and efficiency of Admin, HR, IT, transport and logistics departments ;
• Reviewing of all external contracts to ensure consistency, clarity and minimize liability for Concern ;
• Ensuring overall compliance with Concern’s global standards, procedures and policies ;
• Leading on development and implementation of environmental standards and practices across Concern operations in Chad.

Logistics management (Procurement, Stock & Fleet) :

• Offer technical guidance and support to Logistics Officers and Base Manager, training, supporting and checking personnel involved in logistics ;
• Ensuring efficient procurement of goods and services in a transparent and accountable manner, ensuring value for money for the organisation and justifiable use of donor funds ;
• Preparing and overseeing an annual procurement plan for each programme, establishing and maintaining a Pre-Qualified Suppliers list, leading on tendering, contracting and international procurement ;
• Ensuring that all procedures and controls are in place for warehouse management ;
• Ensuring up-stream stock moves through the supply chain effectively. Review and refine stock control and reporting as required ;
• Ensuring a clear, well-documented paper trail in systems files ;
• Ensuring cost effective maintenance and utilisation of fleet vehicles ;
• Ensuring accurate and timely transport reports and any recommendations to SMT ;
• Assessing the transport requirements of the country programme on a regular basis and ensuring appropriate solutions are implemented ;
• Ensuring fuel management practices and procedures are tightly controlled and regularly reviewed.

People management and HR :

• Line managing the HR Manager, Logistics Officer, IT officer, Storekeeper ;
• Ensuring Concern Chad is fully compliant with national employment legislation and requirements as well as Concern’s global HR policies and procedures ;
• Ensuring the national staff HR manual and all associated documents are up-to-date and are shared with all staff. Ensuring they understand and are trained on Concern’s policies and Safeguarding mechanisms, and ensuring that mechanisms to report and reduce potential for abuse are functioning effectively ;
• Overseeing grievance and disciplinary procedures ;
• Leading the implementation of a national HR system. Overseeing the logistics arrangements for visitors ;
• Leading salary and benefit review processes and ensuring results are analysed and shared with SMT and other staff as appropriate ;
• Overseeing the management the Health Insurance provision for National Staff ;
• Promoting a gender balance at all levels in the workforce ;
• Agreeing on HR targets with SMT for recruitment and ensuring these are met ;
• Ensuring an effective performance development review (PDR) system is in place and ongoing training is provided to line managers and staff ;
• Identifying strategic training needs ;
• Ensuring each systems team member understands what is expected of them ;
• Monitoring and reviewing team performance; giving corrective feedback where required and taking decisive action in the case of poor performance ;
• Ensuring the systems function is meeting its commitments to providing a safe working environment.

Asset management :

• Developing a multi-year plan for asset replacement (fleet and IT) ;
• Managing the fixed asset register and ensuring all assets are managed and accounted for in line with Concern and donor policies ;
• Ensuring timely and routine disposal of assets, equipment and furniture to ensure maximum economic return ;
• Ensuring national and international environmental standards are adhered to during disposal.

Facilities management & Administration :

• Ensuring adequate supplies, staffing and support systems are in place for all Concern’s premises ;
• Ensuring leases for premises are actively managed and contracts assessed ;
• Ensuring all issues related to government authorisations are managed proactively ;
• Ensure all offices, guest houses and international staff residences meet security, health and safety standards.

Security Management :

• Acting as Security Focal Point for Concern Worldwide Chad and liaise with Security Focal Points from each field office and with other INGOs ;
• Supporting Security Focal Groups in each location and ensure they have the knowledge and information to operate successfully ;
• Reviewing and updating of the Concern Worldwide Security Management Plan ;
• Ensuring all new staff and visitors receive thorough security briefings. 

Information Technology :

• Ensuring Concern’s IT policy and procedures are understood and adhered to by all staff ;
• Ensuring provision of effective support systems, enabling the smooth operation of IT systems and management of information (including the servers, encryption, backup and protection mechanisms) ;
• Ensuring that all HF, VHF and other communications equipment is operational, used in line with communications policy and that requisite training is provided to staff on usage protocols ;
• Liaise with Dublin IT support and the Regional IT Advisor in relation to IT maintenance and IT equipment and management ;
• Developing staff IT capacity, skills and confidence in using common software packages.

Budget management :

• Identifying and implementing potential savings and making recommendations to SMT ;
• Preparing administration and transport and national salary budgets and track related expenditure. Proactive identification of issues for discussion with budget holders and SMT ;
• Costing systems requirements for funding applications ;
• Identifying all donor-specific system requirements to ensure compliance.

• Relevant graduate qualification ;
• Five years’ experience in a systems/operations position with an international NGO, with two years at a senior level, and at least 2 two years experience working abroad ;
• Fluent French and English (written and spoken) ;
• Management of diverse and multi-operational teams, including the ability to lead and motivate others ;
• Strong training and mentoring skills ;
• Previous work in a similar context ;
• Management of a diverse team of senior staff ;
• Working with major international donors and grants compliance requirements ;
• Specialist knowledge and experience in one area of systems ;
• Excellent communication and interpersonal skills and an ability to motivate others ;
• Delegation, time management and prioritizing skills ;
• Computer literate and good knowledge of Word and Excel ;
• Empathy with Concern’s mission, vision and goals, and our target group ;
• Proven experience in resource planning & budget management ;
• Experience in Tendering & contract management.

 We would also like :

• You to be flexible, reliable and proactive ;
• You to be culturally sensitive and empathic to others ;
• You to be able to work under pressure and to strict deadlines ;
• You to have some sense of humour ;
• You to travel frequently to rural field locations and spend periods of time away from the capital in fairly basic conditions ;
• A ‘can do’ attitude.