Il/Elle assure la gestion du parc véhicule et la supervision des chauffeurs et du Radio Opérateur, la gestion des équipements, la gestion des infrastructures Oxfam au niveau de la Base.
Hiérarchie Il/elle dépend hiérarchiquement et fonctionnellement du Chargé de la logistique du Lac.
Type de contrat National : CDD
Durée du contrat : 06 mois
Date limite de dépôt de candidature : 18 Septembre 2020
Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice et la pauvreté.
Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.
Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.
Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusive. Pour en savoir plus sur nos valeurs consulter le lien suivant : https://www.Oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete.
Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.
Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.
La fonction :
Oxfam Intermon recherche un(e) ASSISTANT(E) LOGISTIQUE pour la mise en œuvre de ses activités.
Responsabilités / tâches principales :
Veiller à l’application et au respect des politiques, procédures et éthiques d’achat Oxfam & des bailleurs : 5%
S’approprier les procédures, guides, règles et politiques d’approvisionnement et de Logistique d’Oxfam ;
Appliquer et veiller aux respects des procédures et politiques d´achats Oxfam et bailleurs.
Gestion des Achats : 20%
En collaboration avec le Chargé de Logistique, contribuer à la mise en place d’un plan d’achat validé par le bailleur et s’assurer de sa mise à jour régulière ;
Etablir les réquisitions (base) et s’assurer que les biens et services sont bien décrites ;
Organiser le dispatching des besoins : déstockage, achats locaux, réquisitions base/coordination, …) en fonction des priorités opérationnelles définies par le Chargé de Logistique ;
Remplir les divers documents d’achat et s´assurer de la signature et l’autorisation de son responsable hiérarchique pour effectuer les achats ;
S’assurer que les délais de livraison standard soient respectés, aussi bien pour les déstockages, achats locaux , que pour les réquisitions (base/coordination) ;
En collaboration avec le Chargé de Logistique, participer régulièrement aux études de marché ;
S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats d’Oxfam ;
S’assurer du meilleur rapport qualité- prix ;
Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement d’Oxfam (Réquisitions, Bon de commande, Contrats, etc.…) ;
S´assurer du bon archivage électronique des documents relatifs à l´approvisionnement (scanner obligatoirement tous les dossiers et les publier sur Box) ;
Contrats : 10 %
Rédiger les contrats de travaux, accords de service et contrats de location (voitures, motos, carburant…), en collaboration avec le Chargé de Logistique ;
Suivre rigoureusement les dates de finition des contrats et assurer les renouvellements selon les besoins en accord avec le Chargé de Logistique ;
Assurer l’archivage électronique des contrats et les publier sur Box.
Transport : 10 %
Assurer le mode de transport le plus approprié pour l´envoi des marchandises vers le terrain (Volume, prix, sécurité, délai) ;
Garantir la sécurité des marchandises durant le transport ;
Assurer que les documents de transport sont édités et remplis correctement (Waybill, Packing Lists, etc.) ;
Assurer une bonne communication avec les programmes sur les envois de marchandises sur le terrain ;
Assurer le bon archivage des documents relatifs aux transports.
Relations Fournisseurs : 5%
Maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d´information, sur la bonne réception des documents d´achat, la mise à jour des prix ;
Rechercher des nouveaux fournisseurs potentiels, récolter des données pour de futurs achats (Nom du fournisseur, personne de contact, adresse, produit disponible, prix, conditions de vente, etc.) ;
Suivre et mettre à jour la base de données fournisseurs.
Gestion de Parc Véhicule : 15%
Suivant les orientations du Chargé de Logistique, assurer la bonne implémentation de la politique générale d´utilisation des véhicules au niveau de la Base ;
Assurer le suivi et le renouvellement des documents administratifs des véhicules (D18/Carte grise, assurance, visite technique, etc.…) ;
Assurer la planification optimisée et sécurisée des mouvements du staff au niveau de la base ;
Assurer la planification des maintenances et services des véhicules OXFAM ;
Assurer une bonne gestion des stocks de pièces de rechange ;
Suivre les consommations de carburant dans la base de données Terra Mar pour tous les véhicules (OXFAM et location) ;
Assurer la saisie des données des véhicules dans le système de gestion de véhicules (Terramar) : Carburant, maintenance, données véhicules, chauffeurs, coûts ;
S’assurer d’une bonne vérification des véhicules de location avant tout engagement de l’envoyer sur le terrain ;
Assurer le suivi du planning des chauffeurs et leur gestion, incluant les test et les briefings réguliers ;
Assurer le briefing des chauffeurs des véhicules de location sur les procédures logistiques OXFAM.
Gestion des équipements/Actifs : 10%
Assurer le suivi, l’installation et la maintenance des équipements au niveau de la Base ;
Appliquer les règles d’utilisation, de maintenance et de fonctionnement des équipements et actifs ainsi que la documentation ;
Inventorier régulièrement les actifs et faire un suivi à chaque mouvement/changement de statut.
Gestion des infrastructures Oxfam : 5%
Assurer le maintien des structures Oxfam (bureaux, maisons, entrepôts et leurs composés) ;
Suivre et superviser les travaux, réparations et entretien de tous les équipements utilisés dans ces structures.
Rapports : 10%
Mettre à jour de manière hebdomadaire le suivi des réquisitions base et publication sur Box ;
Mettre à jour de manière hebdomadaire le tableau de suivi des contrats et publication sur Box ;
Partager le lien Box du suivi des réquisitions de façon mensuelle aux différentes parties prenantes ;
Faire la situation des dossiers et réquisitions en cours et partager avec le Chargé de Logistique ;
Compiler mensuellement le rapport de suivi de consommation et maintenance des véhicules et générateurs et mettre sor Box ;
Mettre à jour mensuellement le registre des actifs/équipements et publier sur Box ;
Assurer un archivage complet de tous les dossiers d’achat sur Box.
Gestion des Ressources Humaines : 10%
Superviser et évaluer le personnel sous sa responsabilité (chauffeurs, Radio Opérateur, Magasinier) ;
Apporter un appui, une supervision constante ainsi que des formations à chaque membre de son équipe ;
Planifier les vacances de son équipe/avec son équipe ;
Assurer la cohésion de l’équipe sous sa responsabilité.
L’employé/e pourra être amené/e, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres tâches que celles mentionnées dans son profil de poste et/ou à travailler en dehors des horaires mentionnés sur son contrat.
